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Cosa sono i documenti contabili primari: tipologie. Documenti contabili primari - elenco Documenti contabili primari

Ogni contabile dovrebbe sapere quali documenti appartengono ai documenti primari. Ciò è dovuto al fatto che è questa documentazione la base per la contabilità. Dimostrano il fatto di effettuare transazioni commerciali. Uno specialista contabile alle prime armi deve capire di cosa si tratta, perché sono necessari i documenti primari, come compilarli e archiviarli. Altrimenti, i problemi con le autorità di regolamentazione non possono essere evitati.

Le persone giuridiche e gli imprenditori privati possono trasferirsi reciprocamente fondi solo sulla base di una determinata documentazione primaria. Si presuppone che il rapporto primario venga redatto anche prima che abbia avuto luogo la transazione commerciale, tuttavia la legislazione non esclude la possibilità della sua redazione dopo il completamento della transazione, tuttavia devono esserci buone ragioni per questo.

Sia i documenti contabili primari che quelli di sintesi devono contenere le seguenti informazioni: denominazione del modulo; la data e il luogo in cui è stato redatto; il nome completo dell'azienda che lo ha preparato; quali conti vengono utilizzati per trasferire fondi; nome e cognome funzionario responsabile, ecc.

A cosa servono?

I documenti primari (PD) sono una componente obbligatoria della contabilità. Vengono compilati durante le transazioni commerciali e servono come prova che tali transazioni sono state completate. Quando si effettua una transazione, può essere coinvolto un numero diverso di documenti primari: dipende dalle specificità della sua attuazione.

Elenco delle operazioni da effettuare durante la transazione:

Firma di un contratto con il destinatario. Se è permanente, puoi firmare un accordo per più transazioni, tuttavia, in questo caso vale la pena discutere immediatamente i tempi del lavoro, la sequenza delle transazioni di regolamento e altre sfumature.
Emissione fatture per il pagamento.
Pagamento diretto, la cui conferma è una ricevuta di cassa (o ricevuta di vendita), se si tratta di pagamento in contanti, o carte di pagamento, se il denaro viene trasferito tramite bonifico bancario.
Al momento della spedizione della merce, il contraente consegna la fattura al cliente.
Dopo aver fornito i servizi completi, l'appaltatore deve ricevere un certificato di completamento da parte del cliente

Tipi esistenti

Esistono 6 tipi principali di contabilità PD, che vengono utilizzati più spesso quando si conducono varie transazioni:

Contrarre	Il contratto stabilisce i diritti e gli obblighi delle parti coinvolte nella transazione. Il contratto può essere stipulato per la fornitura di servizi o per la vendita di beni. Il Codice Civile non esclude la possibilità di concludere un contratto orale, ma va ricordato che solo un atto firmato da due parti può tutelare i diritti e gli interessi della persona lesa in sede giudiziaria in caso di eventuali problemi che dovessero insorgere, anche inadempimento degli obblighi da parte della controparte.
Offerta di fattura	Questo documento indica quanto il cliente deve pagare per ricevere servizi o lavori. Quando viene effettuato il pagamento, ciò significa che il cliente accetta le condizioni proposte dal contraente. Non esiste un modulo specifico per questo documento, quindi il suo formato può variare a seconda dei fornitori. Bisogna però ricordare che il documento deve contenere il titolo del documento stesso; dettagli di pagamento; il nome di beni e servizi, nonché il loro costo. Puoi prepararlo nel programma 1C. La fattura non ha alcun valore dal punto di vista contabile e di rendicontazione alle autorità di regolamentazione; registra solo il prezzo fissato dal venditore. Non è necessario apporre timbro e firma, ma se l'azienda vuole andare sul sicuro e tutelarsi è meglio farlo. Se vengono violati interessi o diritti dell'acquirente, ha il diritto di chiedere al venditore la restituzione dei fondi trasferiti.
Documentazione di pagamento	Questa è la conferma del fatto che il cliente ha pagato la fattura emessa dal produttore. Esistere diversi tipi tali documenti: richieste di pagamento, ordini e assegni, rigorosi moduli di reporting.
Lista imballaggio	Applicabile nei casi in cui è necessario formalizzare un'operazione di acquisto e vendita di beni materiali. Il presente documento dovrà essere redatto in duplice copia. Il venditore ne ha bisogno per esporre la vendita e l'acquirente ne ha bisogno per capitalizzare la merce ricevuta. Le informazioni nella bolla di consegna e nella fattura devono corrispondere perfettamente. Il sigillo del venditore e dell'acquirente deve essere su questo documento.
Agire sull'esecuzione del lavoro o sulla fornitura di servizi	Documento fronte-retro. Conferma non solo il fatto del lavoro svolto, ma anche il prezzo pagato per il prodotto o il servizio. Questo documento serve anche come prova che le parti hanno pienamente adempiuto ai loro obblighi reciproci e non hanno pretese reciproche.
Fattura	È un documento importante con l'aiuto del quale vengono poste le basi per l'accettazione degli importi IVA presentati per la detrazione. Ovviamente questo documento è molto importante per quelle strutture che sono contribuenti IVA.

Elenco dei documenti contabili primari

Pertanto, l'elenco della documentazione contabile primaria è simile al seguente:

Accordo	Concluso con il cliente per iscritto. È importante dire che la legge non vieta la forma orale di un contratto del genere, tuttavia le parti spesso preferiscono registrare su carta i diritti e gli obblighi previsti dall'accordo.
Controllo	Contiene i dettagli per effettuare il pagamento e il nome della merce acquistata.
Ricevuta (di vendita o di cassa) o modulo di reporting rigoroso	Emesso se pagato in contanti. In caso di pagamento non in contanti, l'acquirente del bene o del servizio resta con un documento di pagamento certificato dalla struttura bancaria come conferma dell'avvenuto pagamento.
Fattura	Emesso al momento della spedizione della merce.
Atto di prestazione di servizi o di prestazione di lavoro	Fornito dopo che i servizi sono stati forniti per intero.

La definizione del concetto di “documento contabile primario” è data dall'articolo 60-1 del Codice fiscale russo: i documenti primari sono la prova documentata che un'operazione è stata completata o che si è verificato un evento che dà il diritto di eseguirla. Tali documenti possono essere in formato cartaceo o su supporto elettronico. La contabilità viene effettuata sulla base di tale documentazione.

L'articolo 60-2 prevede la forma di tali documenti e i requisiti per la loro esecuzione.

Un altro atto normativo che definisce la documentazione primaria e ne definisce anche le forme è la legge sulla contabilità e sull'informativa finanziaria.

La Russia è un paese in cui la legislazione sulla contabilità e sul pagamento delle tasse cambia periodicamente. Dato che i moduli possono essere modificati o integrati, è necessario tenere traccia delle modifiche approvate dai vari enti governativi, compreso il Ministero delle Finanze. Ad esempio, all’inizio del 2019 è stata approvata la forma del certificato contabile, che in precedenza aveva forma libera.

Il Codice degli illeciti amministrativi prevede alcune sanzioni per l'assenza di documenti primari nell'organizzazione, definite all'articolo 276 del Codice.

Istruzioni generali per l'uso

I PD costituiscono la base per iniziare la contabilità di determinate transazioni e per effettuare registrazioni nel registro contabile. Tale documento funge da prova scritta del fatto che una transazione commerciale è stata completata.

Quei documenti contabili primari, i cui moduli non sono ufficialmente approvati, sono approvati dal capo dell'organizzazione, emettendo un ordine appropriato. Devono contenere tutti i dettagli obbligatori richiesti dalla legge.

Tale documentazione dovrà essere redatta su supporto cartaceo e supportata dalla firma di chi ha compilato il documento. Se viene utilizzato un documento elettronico, deve essere firmato con una firma elettronica.

Le forme unificate di PD non sono obbligatorie per l'uso. L'eccezione sono i documenti in contanti approvati dalle strutture autorizzate.

Il modulo PD deve contenere i seguenti dati obbligatori:

Titolo del documento;
data esatta dell'operazione;
in cosa consiste l'operazione economica in termini fisici e di valore;
il nome della struttura che compone il documento;
informazioni sulle persone responsabili di garantire la corretta esecuzione del documento.

Tali documenti sono suddivisi nei seguenti gruppi:

contabilità salariale;
contabilità delle operazioni di cassa effettuate;
contabilità delle immobilizzazioni;
contabilità dei lavori di costruzione e riparazione.

Regole di riempimento

I documenti di rendicontazione dovrebbero essere preparati in modo ordinato e chiaro.

Regole di base:

È consentito l'uso di penne a sfera e a inchiostro, è possibile l'uso di computer e macchina da scrivere;
tale documentazione deve essere redatta nel momento in cui viene appena pianificata l'operazione;
è consentito redigere documenti dopo l'operazione, se sussistono ragioni oggettive per ciò;
il documento riflette tutti i possibili dettagli;
Se manca qualche informazione è possibile aggiungere dei trattini.

Nel 2019 per la preparazione della PD vengono utilizzati moduli standard. I documenti si dividono in esterni ed interni.

La prima organizzazione riceve dall'esterno: da enti pubblici, organismi superiori, strutture bancarie, autorità fiscali, ecc. Esempi di documenti esterni: fatture, ordini di pagamento o reclami. Per quanto riguarda i documenti interni, vengono redatti direttamente all'interno dell'organizzazione.

Se il documento viene compilato in modo errato, l'organizzazione avrà difficoltà a determinare la base imponibile e ciò potrebbe portare a disaccordi servizio fiscale.

Correzione del contenuto

Succede che anche un contabile esperto che ha redatto un documento più di una volta commetta un errore. È possibile correggerlo solo quando il documento non si rifletteva nella contabilità, ovvero non veniva registrato. È necessario ricordare che apportare correzioni utilizzando un tratto è inaccettabile.

Puoi utilizzare solo i tre metodi seguenti:

ingresso aggiuntivo;
metodo di inversione;
metodo di correzione di bozze.

Quest'ultima si applica quando è stato commesso un errore nel registro contabile, ma non pregiudica la corrispondenza dei conti. È opportuno utilizzare questo metodo prima della redazione del bilancio. In questo caso, il numero o altro segno errato deve essere cancellato con una linea sottile e accanto ad esso deve essere indicato il valore corretto. A lato indicare “credo corretto” e apporre data e firma.

Sarebbe opportuna una voce aggiuntiva nel caso in cui l'importo dell'operazione effettuata fosse sottostimato.

Il metodo di storno prevede la correzione di una voce errata utilizzando numero negativo. Il numero sbagliato viene indicato con inchiostro rosso e viene immediatamente inserita la voce corretta, scritta con il colore normale.

Chiarimenti sul report di riconciliazione

Gli atti di riconciliazione non si riferiscono giuridicamente a documenti primari e pertanto non sono regolati da documenti normativi. Mostrano gli accordi reciproci stipulati per un certo periodo tra società che hanno lo status di persona giuridica o singoli imprenditori.

Questo tipo di documento viene utilizzato su iniziativa dei contabili, poiché con il suo aiuto è possibile risolvere una serie di questioni controverse, tutelando gli interessi dell'organizzazione.

In quali casi è importante redigere un rapporto di riconciliazione:

quando il venditore offre un'ampia scelta di prodotti;
in caso di concessione di una dilazione nei pagamenti;
se il prezzo del prodotto è elevato;
se esiste tra le parti un rapporto di natura regolare.

Questo documento può essere utilizzato in tribunale in caso di situazione controversa tra le parti.

Data di scadenza

La previsione della conservazione della documentazione primaria è sancita a livello legislativo.

Per tipi diversi Esistono diversi termini di conservazione dei documenti:

Per un anno	È necessario mantenere la corrispondenza con le autorità di regolamentazione sui termini per l'invio della documentazione di segnalazione.
Almeno 5 anni	Vengono archiviati la documentazione di cassa e i documenti come il bilancio del trimestre, la relazione dell'organizzazione con una nota esplicativa per il trimestre; verbale della riunione sull'adozione del bilancio trimestrale; documentazione primaria e libretto di cassa; documenti sulla contabilità sistemica e non sistemica e altri.
Almeno 10 anni	Il bilancio annuale, l'elenco dell'inventario, il saldo di trasferimento, il saldo di separazione, il saldo di liquidazione e altri documenti devono essere conservati.
Almeno 75 anni	Vengono salvati il conto personale di ciascun dipendente e le buste paga.

I documenti contabili primari sono progettati per riflettere le transazioni commerciali che si verificano nell'istituzione. I dati sistematizzati da essi vengono trasferiti ai registri e ai giornali contabili, che costituiscono la base per la rendicontazione. Nella pratica vengono utilizzati i documenti contabili primari, il cui elenco è approvato dalla politica contabile. La modulistica consigliata per l'uso pratico è riportata nel regolamento Comitato di Stato statistiche:

N.1 del 01/05/2004;
N. 71-a del 30 ottobre 1997;
n. 88 del 18 agosto 1998;
n. 132 del 25 dicembre 1998;
n. 100 dell'11 novembre 1999;
N.7 del 21 gennaio 2003.

I documenti contabili primari di tipo contante devono essere identici ai moduli unificati; le imprese possono modificare altri moduli.

Tipi di documenti primari in contabilità

I documenti primari possono essere esterni e interni. Nella prima categoria rientrano le fatture delle controparti con richieste di pagamento; nel secondo gruppo rientrano gli anticipi, le fatture e i mandati di cassa.

Le forme dei documenti contabili primari possono essere classificate come:

tipo amministrativo (procura, ordine);
esecutivo (atto);
documentazione contabile (tagliandi, certificati).

Le tipologie di documenti primari, secondo il criterio del volume di informazioni in essi contenuti, sono suddivisi in primari consolidati e primari semplici.

Cosa si applica alla documentazione contabile primaria?

Dal 2013 la maggior parte i moduli standardizzati cominciarono ad avere carattere raccomandativo. Possono essere utilizzati nella pratica nella loro forma originale o modificati tenendo conto delle specificità della contabilità e della contabilità di gestione. Cosa si applica ai documenti primari per riflettere le transazioni con beni tra le immobilizzazioni:

Modulo OS-1, che è un certificato di accettazione e trasferimento.
Modulo OS-1a, utilizzato per registrare il fatto di ricevimento e cessione di beni sotto forma di edifici e strutture permanenti.
Modulo OS-4, senza il quale è impossibile dimostrare la cancellazione di un bene.
Registri di inventario di due tipi: per le immobilizzazioni (INV-1) con beni immateriali(INV-1a).

Cosa si applica ai documenti contabili primari nella gestione dei dati del personale:

al momento della registrazione dell'inizio del rapporto di lavoro con un determinato dipendente, il modulo primario principale sarà l'ordine di registrazione dell'assunzione, nel modulo T-1;
È obbligatorio conservare le carte personali dei dipendenti nel modulo T-2;
l'assunzione dei lavoratori viene effettuata secondo la griglia di posizioni stabilita dalla tabella del personale nel modulo T-3;
documenti contabili primari sotto forma di programmi di ferie (modulo T-7);
gli ordini di concessione delle ferie a un determinato dipendente, indicando i termini esatti e le date del riposo, sono redatti sulla base del modulo T-6;
al momento del licenziamento vengono redatti documenti contabili primari come gli ordini nei moduli T-8 o T-8a.

L'elenco dei documenti primari nel campo della competenza e del pagamento delle retribuzioni al personale è costituito da:

modulistica per la registrazione delle ore lavorate sulla scheda attività (moduli per la compilazione manuale e automatizzata T-12 e T-13);
diversi tipi di buste paga (T-49 e T-53);
conti personali (modulo documento T-54).

Documenti contabili primari: un elenco di moduli di cassa obbligatori da utilizzare nella loro forma originale:

Modulo KO-1, chiamato ordine di ricevuta di cassa. Il modulo viene compilato su un foglio di carta A5.
Modulo KO-2, che è un ordine di spesa in contanti, stampato su carta in formato A5.
Modulo KO-3, in cui viene registrata la documentazione in entrata e in uscita.
Documenti primari nel reparto contabilità dei moduli KO-4 (libro di cassa numerato, filettato e sigillato) e KO-5 (libro per riflettere le risorse monetarie accettate ed emesse dal cassiere).

La documentazione primaria comprende contratti, fatture, fatture, atti, procure, ricevute di vendita, carte con limite (moduli M-8) e richieste di fatture (M-11). Una fattura, contrariamente alla credenza popolare, non appartiene alla categoria dei documenti primari - questa conclusione è contenuta nella lettera del Ministero delle Finanze n. 03-03-06/1/392, datata 25 giugno 2007.

Documenti contabili primari - elenco dei dettagli richiesti

L'elenco dei documenti primari approvati dal principio contabile può includere solo quei moduli che contengono i dettagli richiesti:

nome completo del documento;
data di registrazione da parte dello specialista;
informazioni sulla società che crea questo documento;
il documento primario deve riflettere l'essenza del contenuto dell'operazione eseguita;
metri di varietà naturali e monetarie per valutare gli eventi nella vita economica di un'organizzazione;
tutti i documenti contabili primari hanno caratteristiche numeriche per prodotti commerciali;
informazioni su quale dipendente dell'azienda ha compilato il documento e chi è responsabile dell'accuratezza dei dati in esso specificati;
i documenti contabili primari, il cui elenco è utilizzato in azienda, devono essere firmati dalle persone responsabili.

Una caratteristica importante è che se il modulo del documento è compilato in formato elettronico, è supportato dalla firma elettronica dei funzionari responsabili della conservazione dei registri primari. Tutti i documenti contabili primari, il cui elenco è compilato dal capo contabile e approvato dalla direzione della società, hanno valore legale.

Tutta la documentazione primaria è la conferma delle attività finanziarie della società. Questi documenti contabili saranno richiesti principalmente dalle autorità di regolamentazione durante l'ispezione. Pertanto, vengono imposti maggiori requisiti alla manutenzione e all'archiviazione di tali documenti.

La documentazione primaria, o come la chiamano i virtuosi contabili, la documentazione primaria, è la prova degli affari finanziari dell’azienda. Inoltre, avendo valore legale, questi documenti possono aiutare l'azienda in questioni controverse o farla inciampare. Questi documenti sono: contratto, fattura, documenti di pagamento, bolla di consegna, fattura, ricevuta di vendita e altri.

Le forme dei documenti primari sono unificate. Se necessario, vengono aggiunte ulteriori righe al modulo, mantenendo allo stesso tempo quelle principali. Ciò è indicato nel Regolamento in materia di contabilità e contabilità nella Federazione Russa (Ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 29 luglio 1998 n. 34 n (modificata il 26 marzo 2007 n. 26 n). L'eccezione sono i moduli per l'esecuzione di transazioni in contanti (decreto del comitato statistico statale della Russia del 24 marzo 1999 n. 20).

Tutte le modifiche e le integrazioni apportate al modulo standard sono approvate con ordine del responsabile dell'azienda.

L'organizzazione sviluppa autonomamente moduli di documenti primari se il modulo richiesto non è disponibile nel catalogo dei moduli unificati. Condizione obbligatoria: tali moduli devono contenere i dettagli necessari.

Qual è il nome del documento?
Quando compilato.
Informazioni sull'organizzazione che compone il documento.
Indicare cosa include una transazione commerciale specifica per questo documento, il costo della transazione (monetario o in natura).
Elenco dei soggetti responsabili della redazione del documento con firma obbligatoria.

I dettagli di cui sopra sono menzionati nella legge federale “Sulla contabilità”.

Tutti i documenti primari devono essere presentati tempestivamente al reparto contabilità. Il rispetto della cronologia di inserimento delle informazioni è una delle condizioni principali per una corretta contabilità.

Per una contabilità conveniente, tutti i record primari sono classificati in gruppi - tabella:

Nome del gruppo	Cosa è incluso
Documenti organizzativi e amministrativi	Questi includono ordini, procure, istruzioni. Cioè, questi sono documenti che danno il “via libera” per condurre transazioni commerciali.
Documenti a sostegno	Fogli di fatture, certificati di accettazione, ricevute di cassa: sono questi che confermano il fatto transazione d'affari. I dati inseriti in tali documenti sono soggetti all'obbligo di trascrizione nei registri contabili.
Documenti contabili	Vengono utilizzati, in assenza di moduli standard unificati, per il trattamento combinato di documenti giustificativi e amministrativi. Ad esempio, un ordine di spesa è considerato sia un documento amministrativo che giustificativo. La busta paga indica contemporaneamente la necessità di pagamento secondo l'elenco e conferma il pagamento.

E un'altra invenzione di successo del servizio di contabilità è il programma del flusso di documenti. Nota: la forma del programma deve riflettersi nelle politiche contabili dell'organizzazione.

Pianificazione del flusso di documenti

Le righe e le colonne corrispondenti riflettono i dati sui movimenti dei documenti segnaletici. Un enorme vantaggio di questo programma è che tutti i documenti emessi sono sotto controllo. La cosa principale è non dimenticare di inserire le voci appropriate.

Compila secondo le regole

Cominciamo dal fatto che i dati primari presentati al reparto contabilità devono essere controllati. Cosa controllare:

Quantità di riempimento (tutte le righe e le sezioni necessarie sono compilate).
Correttezza della compilazione (i dati inseriti devono corrispondere al luogo di inserimento, contraddizioni nei dati non sono accettabili).
Affidabilità delle informazioni (verifica delle operazioni matematiche, riconciliazione con i documenti di accompagnamento).

Il documento verificato deve essere trascritto nei registri contabili.

Consiglio: per evitare l'errore di riflettere ripetutamente un documento in contabilità, dovresti fare quanto segue. Sul retro del modulo è riportata la data e il numero di registrazione nel registro.

Come compilare i documenti contabili primari nel 2017

Tutte le registrazioni effettuate nei documenti contabili primari devono avere una lunga durata.
È consentito utilizzare documenti cartacei insieme a documenti elettronici, che devono essere firmati con firma digitale (legge federale 402-FZ del 6 dicembre 2011).
L'uso del sigillo è obbligatorio su quei documenti in cui è previsto lo spazio per esso.

Dal 04/07/2015 le società per azioni e le società a responsabilità limitata hanno ottenuto il diritto di operare senza sigillo circolare (legge federale 82-FZ del 04/06/2015). Verificare quanto scritto nella Carta riguardo l'utilizzo del sigillo. Se l'azienda continua a utilizzare il sigillo, non sono necessarie modifiche alla Carta. Il termine per apportare tali modifiche allo statuto della società non è specificato dalla legge. Ma non dovresti ritardare i cambiamenti per non introdurre molte contraddizioni nei documenti finanziari.

Confronto tra indicatori monetari e naturali. Non è necessario indicarli entrambi contemporaneamente, ne basta uno (legge federale 402-FZ). Succede che è più conveniente indicare un indicatore qualsiasi (ad esempio, quando si spostano materiali all'interno di un'azienda, viene utilizzato un indicatore naturale). Nel certificato di accettazione del servizio è più conveniente indicare solo le informazioni sui costi, ma per evitare malintesi vengono elencate anche le tipologie di servizi.
Firma della persona responsabile. La legge della Federazione Russa non dice nulla sulle firme facsimile sui documenti primari. La lettera del Servizio fiscale federale della Federazione Russa n. 3–1.11.469 del 23 settembre 2008 considera la posizione del servizio fiscale riguardo ai facsimili sui documenti.
La valuta in cui è redatto il documento. La principale unità monetaria è il rublo. Anche quando i termini del contratto parlano di unità convenzionali. Perché tutte le transazioni contabili sono valutate in rubli (legge federale 402-FZ del 6 dicembre 2011). Nessuno vieta di aggiungere ulteriori colonne indicanti gli importi in valuta estera, ma deve essere presente una colonna indicante l'importo in rubli. Altrimenti c'è il rischio di detrarre spese e detrazioni IVA.

Elenco dei documenti primari

Accordo

La nozione di “accordo” è disciplinata dall’art. 420 Codice Civile della Federazione Russa. Un contratto è un accordo sull'emergere (modifica) o sulla cessazione di diritti e obblighi tra le parti. Ciascuna delle parti è tenuta a leggere attentamente i termini dell'accordo. Dopo l'accordo, viene apposta la firma e il sigillo di ciascuna delle parti. Il contratto come documento principale ha pieno valore legale; ciascuna delle parti deve averne una copia firmata. Tutti i punti previsti nel contenuto devono essere adempiuti dalle parti contraenti in conformità ai loro obblighi. Le controversie vengono risolte pacificamente o attraverso procedimenti giudiziari.

E un momento. Non per tutte le situazioni, la conclusione di un accordo significa il riconoscimento dei diritti e degli obblighi reciproci. Una ricevuta ricevuta al momento dell'acquisto di un prodotto o servizio è riconosciuta come lo stesso contratto.

Controllo

Una fattura per il pagamento ricevuta dal venditore di un prodotto o servizio è considerata un documento contabile primario. In base all'importo indicato in fattura l'acquirente effettua il pagamento. Nei documenti di pagamento è auspicabile avere un collegamento a questo documento (ad esempio, il documento di pagamento contiene la frase “pagamento su fattura n. 35/7 del 31 gennaio 2017”). Potrebbero verificarsi situazioni in cui sarà difficile dimostrare che il pagamento è stato effettuato specificatamente per una fattura specifica.

Per l'acquirente di un prodotto (servizio), la fattura presentata è una sorta di garanzia che il venditore non modificherà il prezzo fisso entro un periodo specificato (1-5 giorni). Il periodo di validità della fattura per il pagamento è specificato dal venditore. L'acquirente effettua il pagamento entro il termine specificato.

Una fattura per il pagamento

Se il pagamento non è possibile per una serie di motivi (ad esempio problemi con la rete informatica contabile, problemi finanziari), è consigliabile avvisare il venditore della situazione attuale, preferibilmente in anticipo. È possibile che la data della fattura venga modificata, ma le condizioni di acquisto rimarranno le stesse.

Documenti di pagamento

Questo tipo di documenti contabili comprende: assegni di pagamento (merci, contanti), ordini di pagamento, richieste di pagamento.

Quando acquisti beni (servizi) in contanti dal registratore di cassa dell'organizzazione, dovresti assolutamente conservare la ricevuta di cassa e trasferirla al reparto contabilità.

Scontrino

Se la ricevuta non indica quale pagamento viene effettuato in contanti, allo scontrino del registratore di cassa deve essere allegata una ricevuta di vendita. Contiene un inventario dei beni (servizi) acquistati, indicando in quale quantità e a quale prezzo è stato effettuato il pagamento. Sulla ricevuta di vendita è apposto il sigillo del venditore e la firma della persona responsabile della vendita dei beni (servizi).

Una ricevuta di vendita senza ricevuta di cassa è riconosciuta come documento primario, poiché un singolo imprenditore ha il diritto di lavorare senza registratore di cassa (con la condizione obbligatoria di emettere una ricevuta di vendita).

Scontrino di vendita emesso da imprenditore individuale senza l'utilizzo del registratore di cassa

Ciò è specificato nella Legge 54-FZ della Federazione Russa "Sull'uso delle apparecchiature del registratore di cassa quando si effettuano pagamenti in contanti e pagamenti con carte di pagamento" (rilevante nel 2017).

Quando si paga per un prodotto (servizio) tra persone giuridiche Tramite il conto corrente viene emessa una lettera di vettura.

Lista imballaggio

Ogni parte viene redatta secondo il campione (sono necessarie le firme delle persone responsabili e il sigillo). Gli importi indicati sulla bolla di consegna e sulla fattura devono corrispondere. In alcuni casi è conveniente utilizzare una firma facsimile, questo fatto dovrebbe essere assolutamente indicato nel contratto di fornitura di beni (servizi).

Quando si paga una fattura per un prodotto (servizio) tramite un conto corrente, viene emesso un ordine di pagamento.

Ordine di pagamento

Questo è un modulo di documento unificato, molto spesso compilato tramite tecnologia informatica. Il pagamento preparato per il pagamento può essere presentato alla banca su carta oppure utilizzando lo speciale programma bancario “Clint-Bank” (che è molto più veloce). Prima dell'invio è necessario verificare tutti i dati del destinatario del pagamento per evitare malintesi, soprattutto se si lavora per la prima volta con una controparte. Compila attentamente le informazioni su ciò per cui stai pagando. Sarebbe utile una descrizione dettagliata, con l'indicazione obbligatoria degli estremi del conto (data, numero).

La richiesta di pagamento è un documento primario con cui il creditore chiede al debitore di ripagare il debito tramite la banca.

Richiesta di pagamento

Esiste un requisito senza accettazione: in questo caso il denaro viene addebitato automaticamente sul conto del debitore. La richiesta di accettazione implica la presenza di accettazione da parte del debitore. Tuttavia, l'accordo può stabilire le condizioni per la restituzione del debito risultante; in questo caso, la restituzione del debito tramite la banca viene effettuata senza accettazione.

Il modulo fattura viene utilizzato nei casi in cui viene registrata l'IVA.

Fattura

Sono predisposti per fatture e atti. Anche il pagamento di un anticipo ai sensi di un contratto costituisce motivo per l'emissione di una fattura. L'IVA viene detratta sulla base di fatture e fatture. Vale la pena ricordare che tutti i contribuenti IVA sono tenuti a emettere fatture. È molto più conveniente compilare moduli utilizzando programmi automatizzati.

Apportare modifiche

È severamente vietato apportare modifiche a contanti e documenti bancari (articolo 9 della legge federale della Federazione Russa "Sulla contabilità").

Sono consentite modifiche ad altri documenti primari, a condizione che tutti i partecipanti alla transazione commerciale siano consapevoli delle modifiche apportate. La conoscenza delle modifiche da parte dei partecipanti è confermata dalle loro firme che indicano la data delle modifiche.

La correzione viene effettuata come segue: la voce errata nel documento viene accuratamente cancellata con una linea sottile. Allo stesso tempo, ciò che è barrato è chiaramente leggibile. La voce corretta viene inserita sopra o accanto alla correzione. Accanto alla linea barrata, o dove c'è abbastanza spazio libero, è scritta la scritta "Believe the Corrected". È necessario indicare il nome completo. la persona che ha apportato le modifiche, data e firma.

Per quanti anni devono essere conservati i documenti contabili?

Magazzinaggio

Il luogo ottimale per conservare i materiali primari è l'archivio. È importante preparare adeguatamente i documenti per l'archiviazione nell'archivio:

Ordinamento in ordine cronologico.
Attrezzature per tipo.
Rilegatura e archiviazione di documenti in cartelle.
Preparazione del certificato accompagnatorio.

È importante garantire la sicurezza dei registri contabili da correzioni non autorizzate. La correzione degli errori può essere effettuata solo in modo ufficiale, con la firma della persona che ha apportato la modifica. Per vostra informazione, è nei registri che vengono accumulate le informazioni sui documenti primari accettati per la contabilità.

Anche qui c'è un segreto commerciale: il contenuto dei registri è proprio questo. La divulgazione di informazioni sul contenuto è punibile dalla legge russa.

Durata della conservazione

La legge federale della Federazione Russa “Sulla contabilità” (articolo 17), nonché la legislazione sugli archivi (ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558) prevedono il periodo di conservazione dei documenti aziendali. Per i documenti contabili primari tale periodo è di almeno 5 anni.

Il periodo di conservazione decorre dal 1° gennaio dell'anno successivo a quello di collocazione in archivio del documento.

Se un'organizzazione viola il periodo di conservazione delle materie prime, le autorità di ispezione hanno il diritto di imporre sanzioni (articolo 120 del codice fiscale della Federazione Russa). La multa va da 10mila a 40mila rubli, a seconda del grado di violazione.

A proposito, solo i documenti risalenti a tre anni fa saranno rilevanti per l'ispezione da parte delle autorità fiscali. In assenza di un rapporto primario di un periodo precedente, gli ispettori non hanno il diritto di multare ai sensi dell'articolo 120 del Codice Fiscale della Federazione Russa.

Il servizio contabile dell'azienda è obbligato non solo a tenere un registro adeguato dei documenti primari, ma anche a garantirne la sicurezza. Solo in questo caso le pretese dell'Amministrazione finanziaria si riveleranno infondate.

I requisiti contenuti nella legge “Sulla contabilità” stabiliscono che ogni fatto della vita economica è soggetto a registrazione in un documento contabile primario. Cosa costituisce un "documento primario", come viene redatto e a chi in azienda dovrebbe essere affidata la responsabilità della preparazione dei documenti, lo considereremo nell'articolo.

Cos'è la documentazione primaria e per quale scopo viene compilata?

Il documento principale è la documentazione che conferma l'attuazione delle transazioni commerciali. I documenti devono essere redatti nella stessa sequenza degli eventi accaduti.

Arredamento i documenti primari nella contabilità sono un requisito necessario per il mantenimento della contabilità aziendale. Tuttavia, oggi i requisiti per la documentazione primaria sono completamente diversi. Pertanto, a partire dal 2013, è stato abolito l'obbligo di utilizzare forme unificate dei documenti contabili di base. Ora le aziende possono scegliere se utilizzare nelle loro attività i documenti già sviluppati dallo Stato o approvarli in modo indipendente, tenendo conto delle esigenze dell'organizzazione. Tuttavia, se l'uso del documento primario non è determinato dal Comitato statistico statale, ma da altri documenti normativi, ad esempio la "Procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti", questi moduli sono obbligatori per l'uso.

L'importanza dei documenti contabili primari di un'organizzazione non può essere sottovalutata. Gli errori individuati nei dati primari non consentono di determinare la corretta base imponibile richiesta per il calcolo pagamenti delle tasse. Di conseguenza, potrebbero sorgere non solo malintesi durante l'ispezione, ma anche motivi per l'imposizione di sanzioni.

Affinché la società non debba difendere la propria posizione in un contenzioso con le autorità fiscali, è necessario prestare sufficiente attenzione alla procedura di preparazione dei documenti contabili.

Requisiti per la registrazione delle “primarie”

Il requisito principale per la registrazione del “primario” è la presenza obbligatoria di tutti i dettagli.

Tutti i documenti contenuti nell'Album dei documenti unificati contengono già informazioni obbligatorie. Tuttavia, se un'azienda utilizza moduli campione propri, è necessario garantire che contengano tutte le informazioni necessarie per la divulgazione.

Nella maggior parte dei casi, ogni documento primario è composto da tre parti:

Intestazione;
Parte principale;
Parte di progettazione.

L'intestazione ha lo scopo di riflettere le informazioni sul documento in fase di elaborazione, sull'organizzazione che lo ha emesso e sulla sua controparte, vale a dire:

Nome del documento principale;
Il codice di questo modulo è conforme al classificatore OKUD. In pratica, questo campo viene spesso lasciato vuoto perché non sono previste sanzioni da parte di le autorità fiscali non fornito;
La data del fatto compiuto della vita economica;
Nome dell'organizzazione che ha compilato il documento;
Codice dell'organizzazione secondo il classificatore OKPO;
Nome dell'unità responsabile dell'operazione commerciale (indicato se disponibile);
Il nome dell'unità di misura secondo il classificatore OKEI, nonché la valuta della transazione eseguita.

La parte principale del documento contabile primario può essere presentata sia in formato tabellare che testuale. Questo elemento del documento richiede che vengano riflesse le seguenti credenziali:

Contenuto dettagliato del fatto della vita economica accaduto. L'azienda dovrà scrivere questo punto in modo tale da contenere la massima quantità di informazioni utili in un numero minimo di parole;
Codici e indicatori in termini monetari e fisici.
Gli importi della transazione e, se sono presenti imposte, vengono visualizzati su una riga separata.

La fase finale della preparazione del documento primario è la raccolta delle firme delle persone responsabili del fatto della vita economica. Oltre al nome completo del dipendente è necessario indicare:

Posizioni dei dipendenti responsabili della corretta esecuzione del documento, della completezza e dell'accuratezza delle informazioni in esso riflesse;
Firme originali delle parti;
La data di preparazione del documento primario, la posizione dell'effettivo esecutore dell'operazione, la sua firma e il nome completo, nonché le informazioni di contatto.

Ho bisogno di un sigillo sui documenti contabili primari?

Quando si preparano i documenti contabili, sorgono molte domande riguardanti l'impronta del sigillo. I dubbi delle organizzazioni sono diventati particolarmente rilevanti dopo che nel 2015 è stato abolito il requisito della presenza obbligatoria di un sigillo.

Per quanto riguarda un certo elenco di documenti primari sui quali è necessaria l'impronta del sigillo, in pratica questo requisito viene implementato in diversi casi:

Quando il documento contiene la dicitura “M.P.”, che indica il luogo in cui verrà apposta l'impronta del sigillo;
Quando il requisito dell'impronta è determinato a livello della legislazione russa;
Quando il requisito dell'impronta è previsto nel documento principale.

Tuttavia, è importante notare che determinare se è necessaria o meno la stampa su uno specifico documento primario è necessario solo per quelle aziende che continuano a condurre la propria attività utilizzando la stampa.

Errori tipici nella documentazione primaria

Poiché sulla base della documentazione contabile primaria dell'azienda viene formata la base imponibile e calcolate le imposte, le autorità fiscali monitorano attentamente la correttezza dei documenti e l'affidabilità delle informazioni in essi riflesse. Maggior parte errori tipici durante la preparazione delle “primarie” sono:

Utilizzo di moduli non approvati dall'azienda. Quando l'ispettorato fiscale si rivolge a un'organizzazione per effettuare un audit, il primo documento richiesto è la politica contabile. È in esso che dovrebbe essere registrato il fatto di utilizzare moduli di documenti sviluppati in modo indipendente;
Assenza di dati informativi obbligatori nel modulo;
Assenza di informazioni obbligatorie nelle celle del modulo;
Errori aritmetici durante la compilazione. Questa violazione si verifica spesso solo nel modulo “primario”, che viene compilato non elettronicamente, ma manualmente, poiché la generazione di un documento utilizzando programmi informatici consente di evitare errori nei calcoli;
La correzione è stata effettuata in documentazione in contanti contrariamente ai requisiti legali;
Nelle celle che devono essere compilate, ma per le quali mancano informazioni o i valori numerici degli indicatori sono pari a zero, i trattini non vengono inseriti.
Il documento è stato firmato da una persona non autorizzata. In pratica, la società deve dotarsi di un ordine dirigenziale che definisca l’elenco delle persone che hanno il diritto di firmare alcuni documenti contabili primari. Pertanto, se il “documento primario” è firmato da una persona che non dispone di tale diritto, il documento è considerato nullo e non ha valore legale.

Come correggere gli errori nella documentazione primaria

Innanzitutto notiamo che è possibile e necessario correggere il documento “primario”, poiché le informazioni riflesse in modo inaffidabile rappresentano un pericolo maggiore per le aziende rispetto a un documento corretto. Tuttavia, non è possibile apportare correzioni a tutte le forme contabili dei documenti.

In conformità ai requisiti stabiliti per la preparazione dei documenti primari di cassa e bancari, sono vietati adeguamenti a questa categoria di moduli.

Come per tutta l'altra documentazione primaria, sono ammesse correzioni.

In questo caso è necessario seguire semplici regole che permettano di adeguare il documento senza comprometterne la presentazione visiva.

La conclusione si riduce a questa:

Una voce errata deve essere cancellata con attenzione.
Si prega di includere le informazioni più recenti accanto alla correzione.

Solo i dipendenti autorizzati possono apportare correzioni ai documenti primari. Di conseguenza, la correzione apportata dovrà essere certificata dalla firma di un dipendente responsabile dell'azienda.

Durata x perdita di documenti primari nell'organizzazione

L'organizzazione è responsabile dell'archiviazione dei documenti primari. Ma per le diverse categorie di documenti vengono stabiliti periodi diversi durante i quali i documenti compilati devono essere conservati in azienda.

La durata minima di conservazione del prodotto “primario” è di cinque anni. Tuttavia, per i registri del personale, il periodo durante il quale i documenti devono rimanere in azienda è di 75 anni.

Allo stesso tempo, l'organizzazione deve garantire condizioni adeguate per la conservazione dei documenti, nonché per impedire che vengano apportate correzioni non autorizzate ai moduli. IN caso generale La responsabilità della sicurezza della documentazione contabile primaria dovrebbe essere assegnata al capo della società.

Nella pratica attuale, i documenti contabili primari sono intesi come documenti che riflettono i fatti della vita economica (conclusione di transazioni, movimento delle voci di inventario, ecc.). Sono redatti al momento delle transazioni o dopo la loro conclusione, per confermare i fatti accaduti. Sulla base di essi, il contabile inserisce le voci nel programma contabile dell'impresa e accetta gli importi per la contabilità fiscale.

In quale forma viene compilato il “primario”?

Secondo le spiegazioni del Ministero delle Finanze, la società ha il diritto di determinare autonomamente quali forme di “primario” utilizzare. La decisione presa è fissata nella politica contabile dell'organizzazione. La pratica mostra che le entità aziendali utilizzano una delle tre opzioni:

Moduli unificati offerti da Goskomstat.
Campioni sviluppati dall'azienda in modo indipendente e garantiti da regolamenti interni.
Opzioni combinate: documenti primari in un formato unificato, integrati con determinati campi.

Il diritto delle entità commerciali di sviluppare autonomamente moduli “primari” non si applica ai seguenti tipi di documenti:

documenti in contanti (in particolare materiali di consumo e ricevute);
moduli di segnalazione rigorosi;
fatture di trasporto.

Per loro il Ministero delle Finanze introduce la modulistica unificata come obbligatoria.

Se la società che ha concluso l'operazione non ha specificato nel contratto le forme del “documento primario”, la controparte ha la facoltà di presentare documenti utilizzando propri campioni. Per evitare domande da parte delle autorità di regolamentazione, l'azienda dovrebbe dichiarare nelle proprie politiche contabili che accetta documenti su moduli sviluppati dai suoi fornitori e clienti.

Importante! La presenza di una “primaria” che media una determinata operazione è un requisito obbligatorio per la sua riflessione in contabilità e contabilità fiscale.

Dati obbligatori del “primario”

Secondo l'art. 9 402-FZ, i documenti contabili primari devono contenere i seguenti dettagli obbligatori:

il nome del documento commerciale, ad esempio "Certificato di lavoro accettato";
numero secondo le regole di numerazione interna dell'azienda originaria;
data di preparazione del documento;
nome completo della società che ha rilasciato la “registrazione primaria”;
l'essenza della transazione commerciale avvenuta (ad esempio, spedizione di merci all'acquirente, deposito di contanti nel registratore di cassa, accettazione del lavoro svolto, ecc.);
misurazione di un fatto economico avvenuto in denaro o in natura;
posizione e nome completo del dipendente responsabile del completamento o dell'elaborazione della transazione;
firma autografa di una persona autorizzata.

L'elenco delle persone autorizzate a firmare i documenti contabili primari è determinato dal capo dell'organizzazione. È assicurato dal suo ordine.

Alcuni moduli contengono dettagli aggiuntivi rispetto all'elenco standard. Ad esempio, nel lettere di vetturaÈ necessario inserire le informazioni sull'auto, sul proprietario e sul conducente.

È necessario apporre il sigillo dell’organizzazione sul documento “primario”? Non si tratta di un requisito obbligatorio, non se ne può fare a meno solo se la sua presenza è prevista nel campione sancito dalla politica contabile aziendale.

Tipi di documenti primari

La normativa attuale non stabilisce un elenco chiuso dei documenti contabili primari del 2018. La loro diversità è determinata dall'ambito di attività dell'entità economica. Per un'azienda avrai bisogno di una polizza di carico, per un'altra: un atto di cancellazione della letteratura dalla biblioteca.

I tipi di documentazione più comuni includono:

lettera di vettura – media le transazioni per l'accettazione e il trasferimento di merci e materiali;
certificato di accettazione – redatto in situazioni in cui una parte accetta i risultati del lavoro svolto dall'altra;
buste paga - preparate al momento del pagamento degli stipendi al personale;
OS-1 – riflette il ricevimento o l'esaurimento di un elemento delle immobilizzazioni (ad eccezione degli immobili);
INV-1 – consolida i risultati dell'inventario;
rapporto anticipato – conferma le spese di un dipendente in arrivo da un viaggio d'affari;
documenti in contanti (assegni, PKO, RKO, ecc.);
ordine di pagamento;
certificato contabile, ecc.

L'elenco fornito dei documenti contabili primari non è completo. Le aziende in diverse aree di attività utilizzano i moduli necessari per riflettere le loro transazioni.

A seconda della modalità di attuazione, la “primaria” può essere cartacea o elettronica. La seconda opzione viene utilizzata nelle aziende in cui è impostata la gestione elettronica dei documenti. Aiuta a semplificare e velocizzare il trattamento delle pratiche commerciali e a snellire l'interazione tra le controparti.

Secondo la normativa vigente tutte le tipologie di “materie prime” vengono immagazzinate in azienda per cinque anni. Il conto alla rovescia inizia dalla fine dell'anno di riferimento. Ad esempio, i documenti emessi nel 2018 devono essere conservati fino al 2023 compreso. La violazione di questa regola porterà a procedimenti con il servizio fiscale e all'imposizione di sanzioni all'organizzazione.

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