Cos'è l'archiviazione dei documenti? Conservazione archivistica dei documenti. Requisiti per la conservazione della carta

Archiviare i documenti lo è parte integrale un processo tecnologico unificato per le attività produttive di imprese di qualsiasi tipo. La soluzione più vantaggiosa e conveniente a questo problema è l'archiviazione in outsourcing dei documenti. TELOS ARCHIVE GC fornisce il sistema di archiviazione fuori sede più affidabile, conveniente e completo che soddisfa gli attuali standard statali.

Vantaggi dell'archiviazione dei documenti (archiviazione) nel gruppo di società TELOS ARCHIVE

L'archiviazione responsabile dei documenti negli archivi del gruppo di società TELOS ARCHIVE viene effettuata in conformità con la legislazione della Federazione Russa, tenendo conto di tutti i desideri dei clienti e di oltre 20 anni di esperienza nel settore archivistico. I vantaggi di inviare documenti agli archivi della nostra organizzazione sono i seguenti:

• I dipendenti vengono costantemente aggiornati e superano un esame di qualificazione.
• La conservazione dell'archivio viene effettuata tenendo conto dei requisiti obbligatori condizioni climatiche all'interno, vengono forniti i parametri di umidità e le condizioni di temperatura necessari.
• Un algoritmo automatizzato per il posizionamento dei documenti sugli scaffali consente di trovare i materiali e consegnarli al proprietario in un massimo di 4 ore.
• I nostri clienti non devono preoccuparsi di affittare i locali dell'archivio e di assumere personale.

La specializzazione del lavoro del gruppo di società TELOS ARCHIVE non si limita alla contabilità e all'archiviazione fuori sede dei documenti.

Per la comodità dei nostri clienti, offriamo anche i seguenti servizi di archiviazione:

1. Scansione di supporti cartacei di qualsiasi formato, vecchie carte, indicizzazione, data entry.
2. Integrazione software con i sistemi attuali, soluzioni cloud, sviluppo software.
3. Servizi di archivismo: compilazione inventari, creazione di fascicoli.
4. Isolamento e montaggio di supporti di stoccaggio per la distruzione con redazione di verbale secondo le norme normative.
5. Lavori di legatoria e restauro di alta qualità.

I servizi di archiviazione archivistica presso TELOS ARCHIVE GC sono forniti da specialisti altamente qualificati dell'azienda. Fasi di lavoro:

1. Conclusione di un accordo;
2. Formazione di casse o scatole per il trasferimento al deposito archivistico;
3. Confezionamento delle custodie in scatole d'archivio e marcatura con codice a barre e tag RFID;
4. Consegna dei documenti all'archivio di deposito;
5. Caricamento di documenti nell'archivio;
6. Elaborazione dei documenti, inserimento nel database;
7. Posizionamento su scaffalature;
8. Lavora con i documenti archiviati su richiesta.

Il nostro servizio di consegna garantirà la ricezione dei documenti entro 4 ore dalla richiesta. Su richiesta del cliente, forniremo alle persone autorizzate l'accesso alla documentazione necessaria attraverso un account personale sul sito web del gruppo di società TELOS ARCHIVE.

Invio dei documenti all'archivio

L'invio dei documenti all'archivio viene effettuato in conformità con gli standard normativi approvati. La procedura di archiviazione dei documenti può essere eseguita sia dall'organizzazione stessa che con l'aiuto di specialisti altamente qualificati della nostra azienda.

TELOS ARCHIVE GC garantisce un lavoro di archiviazione rapido e di alta qualità con visite in loco. I nostri specialisti hanno le conoscenze necessarie e molti anni di esperienza nella preparazione di originali o copie di documenti per l'archiviazione.

Contabilità e archiviazione dei documenti

La scelta a favore di TELOS ARCHIVE GC è corretta non solo dal punto di vista dell'affidabilità, ma anche dal punto di vista economico. Gli archivi sono conservati in apposite cassette di diverso formato con allegato un numero identificativo, che garantisce una rapida ricerca dei documenti richiesti nel più breve tempo possibile. Il costo dell'outsourcing dello stoccaggio delle scatole è sempre inferiore. Quando si archiviano archivi in ​​proprio, si verificano costi per i locali, il personale e un sistema di sicurezza antincendio; è inoltre necessario rispettare gli attuali requisiti della legislazione della Federazione Russa nel campo dell'archiviazione dei documenti. Ciò porta ad un aumento mensile delle spese dell’organizzazione per il mantenimento del proprio archivio.

Gli archivi di classe A++ del gruppo di società TELOS ARCHIVE si trovano a Mosca e in altre grandi città industriali della Russia, quindi puoi consegnare rapidamente la documentazione a un cliente o lavorare con i documenti in una sala di audit appositamente attrezzata sul territorio dell'archivio.

I locali per la conservazione degli archivi del gruppo di società TELOS ARCHIVE sono attrezzati in conformità con i requisiti per questo tipo di conservazione:

• E' stato installato un impianto antincendio a gas.
• Vengono mantenute le condizioni di temperatura e umidità necessarie per la sicurezza dei documenti.
• La protezione è garantita dalla sicurezza 24 ore su 24, sono installate videocamere e un sistema di sorveglianza.
• Solo il personale autorizzato può accedere agli archivi.

Cosa ottengono i clienti del Gruppo TELOS ARCHIVE?

Affidando l'archiviazione responsabile dei tuoi documenti al gruppo di società TELOS ARCHIVE, riceverai:

• Risparmio Soldi — l'archiviazione fuori sede dei documenti vi solleva dalla necessità di pagare l'affitto dei locali, dei sistemi di ingegneria, delle bollette e di altre spese obbligatorie per il mantenimento del vostro archivio;
• Sicurezza– I vostri documenti sono conservati in depositi appositamente attrezzati di classe A++, l'accesso ad essi è possibile solo alle persone autorizzate, i documenti non possono essere persi e, a causa delle condizioni speciali di conservazione, la durata dei supporti cartacei delle informazioni è stata prolungata per molti anni;
• Accesso rapido alle informazioni– grazie a caratteristiche speciali account personale sul sito web o consegna urgente della documentazione, ricevi accesso veloce ai documenti necessari;
• Aumentare l’efficienza dei dipendenti– grazie all’outsourcing dell’archiviazione liberate i vostri collaboratori dalle funzioni non essenziali dell’azienda. I dipendenti qualificati di TELOS ARCHIVE GC sono impegnati nella preparazione dei documenti per l'archivio, nella loro registrazione e archiviazione.
• Controllo di tutte le manipolazioni con i documenti- Ottieni la registrazione di tutte le azioni con i documenti nell'archivio;
• Liberare spazio aggiuntivo dopo aver inviato i documenti all'archivio per il funzionamento principale dell'azienda: il tuo ufficio contiene un minimo di documenti, che ti consente di utilizzare in modo più proficuo i metri quadrati di locali liberati.

Conservazione di documenti in strutture archivistiche robotizzate di classe A++ dotate di sistemi di allarme antincendio e di sistemi di estinzione incendi a gas, sistemi che assicurano il mantenimento di condizioni standard di temperatura e umidità.

I nostri esperti sono membri di commissioni e gruppi di esperti russi e internazionali in materia archivistica: ARMA International, la commissione centrale di verifica degli esperti di Rosarkhive, il consiglio pubblico di Rosarkhive, il consiglio scientifico di VNIIDAD, il gruppo di lavoro di Rosarkhive per sviluppare un concetto per lo sviluppo del settore archivistico fino al 2020.

Esperienza nel mercato russo dei servizi archivistici dal 1997: sono stati effettuati lavori per spostare i fondi dell'Archivio della città di Mosca, dell'Archivio centrale di San Pietroburgo, progetti nei ministeri risorse naturali, economia, difesa, finanza; progetto per automatizzare il lavoro con i documenti del Servizio fiscale federale, progetti con filiali di Gazprom, Ferrovie russe, FSK.

Disponibilità di flotta propria per possibilità di esportazione/consegna di oltre 10.000 box d'archivio giornalieri. Tutte le auto sono dotate di navigazione GPS.

I NOSTRI CLIENTI

E.V. Kardysh, capo dell'ufficio di JSC OPK OBORONPROM Collaboriamo con TELOS ARCHIVE dal 2015. Durante questo periodo sono stati implementati diversi progetti, tra cui l'archiviazione fuori sede dei documenti e un'indagine sul fondo documentario. Grazie al lavoro professionale del team di dirigenti e archivisti del gruppo di società TELOS ARCHIVE, siamo riusciti a trasferire il fondo archivistico all'Archivio federale dell'economia nel più breve tempo possibile. EP Kotelnikova, capo del dipartimento per l'acquisizione e la conservazione dei documenti d'archivio, GAZPROM GAZENERGOSET LLC La nostra azienda collabora da molti anni con il gruppo di società TELOS. Siamo molto soddisfatti della scelta di questa particolare azienda per servire la nostra attività. Nel corso degli anni di lavoro, non c'è stato un solo fallimento - tireranno sempre fuori i documenti in modo accurato e tempestivo per l'archiviazione in outsourcing, se è necessario richiedere indietro alcuni documenti per lavoro operativo - le scadenze sono molto strette, l'azienda ti viene sempre incontro se è necessario effettuare una selezione in anticipo. L'azienda ci fa risparmiare un'enorme quantità di spazio che dovremmo affittare per l'archiviazione dei documenti d'archivio. Funzionano in modo chiaro e fluido, la manager Solodyankina è sempre in contatto e sempre pronta ad aiutare! Molte grazie!

Il mantenimento della documentazione contabile, del personale e dei titoli è parte integrante del lavoro quotidiano del dipartimento di gestione dell'ufficio di qualsiasi organizzazione moderna. L'archiviazione della carta è una componente importante di questo lavoro. Il periodo di conservazione dei documenti è determinato non solo dalla loro importanza, ma anche da elenchi standard che forniscono raccomandazioni sulle condizioni. Il rispetto da parte dell'organizzazione di tutti i requisiti e le regole eviterà problemi con le autorità di regolamentazione.

Dall'articolo imparerai:

Conservare i documenti in un archivio

L'atto costitutivo è il primo documento commerciale che una società riceve. L'importanza della carta e del certificato di registrazione di un'organizzazione è importante quanto avere un passaporto e un certificato di nascita per una persona. Potrebbero essere necessari in una varietà di situazioni. Naturalmente, la perdita di questi documenti commerciali non è un grosso problema, possono essere facilmente ripristinati, ma per questo dovrai pagare una tassa statale. Tuttavia, è meglio non farlo, ma semplicemente seguire le condizioni e i termini della loro conservazione.

Conservazione dei documenti del titolo

L'articolo 52 del Codice Civile della Federazione Russa regola la procedura per la registrazione di qualsiasi persona giuridica. È creato sulla base dei documenti costitutivi pertinenti. La forma organizzativa e giuridica dell'impresa creata ne determina la composizione e la quantità. Di norma si tratta dello Statuto e dell'atto costitutivo. Naturalmente, qualsiasi impresa è un contribuente, quindi deve anche avere un certificato di registrazione presso l'apposito autorità fiscale. Di solito si tratta di un TIN/KPP. Se la società da costituire è un'entità economica, allora deve avere un accordo costitutivo. Le società per azioni devono avere un registro dei titoli e dei loro proprietari.

Tradizionalmente, i documenti titolari di un'impresa sono sempre stati considerati documenti cartacei. Questi documenti aziendali svolgono un ruolo importante nel lavoro dell'organizzazione e hanno un importante significato legale. IN Ultimamente la situazione è cambiata. IN Federazione Russa La gestione elettronica dei documenti è sempre più diffusa e la documentazione elettronica comincia ad essere utilizzata alla pari di quella cartacea, assumendo in alcuni casi addirittura un'importanza predominante.

Facciamo un esempio. Per svolgere varie azioni e ricevere servizi governativi, le aziende ora hanno il diritto di non fornire ai dipendenti pubblici documenti legali su carta. Questa innovazione è dovuta al fatto che il registro unificato della registrazione statale persone giuridiche(Registro delle persone giuridiche dello Stato unificato) contiene tutte le informazioni necessarie. Qualsiasi dipendente organizzazione governativa, un ispettore fiscale o un notaio con accesso al Registro delle persone giuridiche dello Stato unificato può ottenere in qualsiasi momento tutte le informazioni richieste su una determinata persona giuridica. Inoltre, la Carta cartacea non è più un elemento necessario della documentazione delle società a responsabilità limitata. Ora nel loro lavoro possono utilizzare la Carta elettronica del modulo standard.

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Conservazione archivistica dei documenti

Deposito archivistico gli atti legali, come qualsiasi altro documento, devono essere eseguiti in un luogo appositamente designato. Tradizionalmente, questa è una cartella speciale archiviata in una cassaforte. Le responsabilità di archiviare la documentazione, in quanto prime persone dell'organizzazione, sono a carico del direttore generale o del capo contabile. Se l'azienda dispone di un ufficio legale, questa funzione può essere affidata ai propri dipendenti. Tuttavia va tenuto presente che in ogni caso il responsabile dell'impresa è responsabile del danneggiamento o dello smarrimento dei documenti.

Si ricorda che per le società di capitali la legge prevede particolari prescrizioni riguardo ai tempi e alle modalità di conservazione della documentazione aziendale. Il 16 luglio 2003 è stata adottata una risoluzione speciale della FCSM n. 03-33/ps che regola la procedura di archiviazione dei documenti delle società per azioni. Il fatto è che le imprese con questa forma di proprietà utilizzano titoli nelle loro attività. La legislazione impone requisiti speciali sulle condizioni e sui periodi di conservazione.

Tutte le altre imprese che hanno forma organizzativa e giuridica diversa, con magazzinaggio e la determinazione delle condizioni per la conservazione dei documenti aziendali, sono guidati da regole generali, non regolato da regolamenti o atti speciali.

Archiviazione di documenti contabili e fiscali

Qualsiasi impresa, indipendentemente dalla sua forma proprietaria e dalla sua forma giuridica, è tenuta a conservare le registrazioni fiscali e contabili. Esistono numerose organizzazioni che non sono obbligate per legge a rispettare i requisiti della legge federale "sulla contabilità". Ma devono anche mantenere registri contabili che registrino le loro attività finanziarie. Tutti i documenti aziendali finanziari e fiscali devono essere conservati e archiviati secondo norme e regolamenti rigorosamente definiti.

Tutta la documentazione contabile può essere divisa in due grandi gruppi:

Documenti primari.

Documentazione contabile.

La documentazione primaria ha un valore molto maggiore. Ciò è dovuto al fatto che la parte del leone di tale documentazione è costituita da documenti ricevuti dall'impresa dall'esterno, da partner commerciali e appaltatori. Tutte le operazioni contabili effettuate, nonché la formazione della base imponibile, vengono effettuate esclusivamente sulla base della documentazione primaria. Ha un certo formato e aspetto. Cosa si applica alla documentazione primaria? Innanzitutto si tratta di atti, contratti, fatture, fatture e numerosi altri documenti. Tutte le azioni giuridicamente significative sono certificate da questi documenti aziendali. A questo proposito, hanno una serie di requisiti speciali riguardanti il ​​contenuto e le condizioni in cui devono essere archiviati.

Al giorno d'oggi, i documenti aziendali primari creati e funzionanti in formato elettronico sono diventati tutt'altro che rari. Per documentazione di questo tipo sono stati sviluppati anche alcuni standard che ne determinano la forma e la tipologia, in particolare la presenza di una firma elettronica qualificata. Per quanto riguarda i tempi di conservazione dei documenti elettronici, questi sono assolutamente identici a quelli cartacei.

Periodi di conservazione dei documenti di archivio in un'organizzazione

Lo statuto di qualsiasi impresa o organizzazione, indipendentemente dal suo status giuridico, deve contenere una clausola che stabilisca in quali condizioni e per quale periodo di tempo devono essere conservati i documenti aziendali contabili. La presenza di questo punto aiuterà ad evitare ulteriori domande da parte dei rappresentanti delle autorità di ispezione. Oltre a ciò, si consiglia di emanare un regolamento locale che definisca come conservare la documentazione aziendale e chi ne sarà esattamente responsabile.

Tutta la documentazione contabile primaria deve essere conservata in conformità con i requisiti della moderna legislazione russa, ma per almeno 5 anni.

Archiviazione dei documenti HR

Nella stragrande maggioranza dei casi, la documentazione relativa al lavoro del personale è strettamente documentale. Condizioni speciali per l'archiviazione di questi documenti aziendali sono dovute al fatto che contengono dati personali dei dipendenti. La maggiore responsabilità per l'integrità e la sicurezza sia dei media stessi che delle informazioni in essi contenute spetta a un dipendente appositamente autorizzato: l'ispettore del personale. L'assenza di tale posizione nella tabella del personale dell'organizzazione suggerisce che questa responsabilità sarà a carico dello stesso capo dell'impresa o del capo contabile.

Tutti gli ordini per lavorare con il personale, le carte di registrazione dei dipendenti, i libri di lavoro e le dichiarazioni dei dipendenti sono sotto l'autorità dell'ispettore del personale. La legge federale "Sulla contabilità" regola la procedura per la generazione della documentazione primaria sul lavoro e sulla remunerazione del personale. Dalle disposizioni di questa legge ne consegue che tutta la documentazione contabile primaria può essere accettata per la contabilità solo se la sua formazione è stata effettuata sulla base di album di moduli unificati di documentazione contabile primaria.

Preparazione dei documenti per la conservazione in archivio

La conservazione della documentazione contabile è regolata dalla lettera n. 105 del Ministero delle Finanze dell'URSS del 29 luglio 1983. Secondo questa lettera, dovrebbe essere conservata archivio, il che significa una stanza separata con armadietti speciali e casseforti. Le regole Rosarkhiv del 02/06/2002 contengono raccomandazioni standard per la sistemazione di questi locali. Le raccomandazioni sono auspicabili, ma non necessarie. Non sono previste sanzioni per il mancato rispetto.

Si applicano requisiti leggermente diversi per quanto riguarda la rigorosa conservazione della documentazione di reporting. Deve essere conservato in casseforti o locali appositi dotati di misure di sicurezza maggiorate. Gli stessi requisiti si applicano ai documenti aziendali contrassegnati come “segreto commerciale”.

Tutti gli altri documenti aziendali possono essere conservati su scaffali e in appositi armadi. Possono trovarsi direttamente nell'ufficio del capo dell'organizzazione o del capo contabile. Si prega di notare che, al fine di garantire un facile accesso, si consiglia di conservare estratti conto, note spese, atti, ordini di cassa e altri documenti finanziari in ordine cronologico.

In caso di mancanza di spazio, nonché dopo aver superato il controllo del Servizio fiscale federale, è necessario trasferire un certo numero di documenti aziendali archivio comune. Il trasferimento viene effettuato secondo l'inventario, numerato e cucito. Una serie di documenti devono essere distrutti alla scadenza del periodo di conservazione. Una commissione speciale controlla questa documentazione e registra il fatto della sua distruzione.

Il rispetto delle regole, delle procedure e dei termini stabiliti garantisce all'imprenditore la protezione dai problemi causati da disaccordi con le autorità di controllo e gli consente inoltre di creare il quadro legislativo necessario che potrebbe essere necessario per difendere i diritti e gli interessi legali nella magistratura.

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conservazione permanente dei documenti- 111 archiviazione permanente di documenti: archiviazione a tempo indeterminato di documenti in un istituto di archiviazione, museo statale, biblioteca Fonte: GOST R 51141 98: Gestione e archiviazione dei documenti. Termini e definizioni documento originale... Dizionario-libro di consultazione dei termini della documentazione normativa e tecnica

conservazione dipartimentale dei documenti d'archivio- Conservazione dei documenti d'archivio negli archivi dipartimentali, effettuata da organizzazioni statali e comunali per il periodo stabilito dai documenti normativi. [GOST R 51141 98] Argomenti: lavoro d'ufficio e archiviazione... ... Guida del traduttore tecnico

Libri

• L'ultimo poeta. Anna Akhmatova negli anni '60. In 2 volumi, Roman Timechik. Il volume in due volumi fa parte della serie “Vista dal Monte Scopus”, che presenta i lavori di scienziati israeliani associati all'Università Ebraica di Gerusalemme, scritti in lingue differenti e coprente...
• L'ultimo poeta. Anna Akhmatova negli anni '60 (numero di volumi: 2), Timenchik Roman Davidovich. Il libro di un autorevole ricercatore della biografia e dell'opera di Anna Akhmatova è diventato un serio contributo allo studio dell'eredità di Akhmatova e alla storia della letteratura russa del 20 ° secolo in generale. Poetico…

Anche se il direttore non vuole sentir parlare di archivio come unità strutturale, ciò non significa che non esista in azienda. L'archivio esiste, ma per ora si configura come un magazzino di carta straccia sparsa tra armadi e uffici in totale assenza di ordine e sistema unitario. In questo articolo parleremo di come organizzare l'archiviazione dei documenti in un'organizzazione che non dispone ancora di un archivio in quanto tale, ma i documenti che devono essere dotati di adeguate condizioni di conservazione esistono già e, inoltre, compaiono ogni giorno. Dopotutto, vedete, è molto più semplice iniziare a costruire un archivio quando l'organizzazione è piccola e non ci sono così tanti documenti di cui garantire la sicurezza. Se intraprendi questo lavoro tra un paio d'anni, quando il volume della circolazione dei documenti inizierà a raggiungere decine di migliaia di unità, sarà molto più difficile creare un archivio.

NORMATIVE E RESPONSABILITÀ PER LA CONSERVAZIONE INADEGUATA DEI DOCUMENTI

Il processo di archiviazione dei documenti organizzativi è regolato a livello federale.

Due sono i documenti principali sull’attività dell’archivio in azienda:

1. Regole fondamentali per il lavoro degli archivi dipartimentali, approvato con ordinanza Capo dell'Archivio dell'URSS del 05/09/1985 n. 263. Il documento è di natura normativa (obbligatoria).
2. Regole di base per il lavoro degli archivi di organizzazioni, approvato con decisione del Consiglio di Rosarkhiv del 02/06/2002 (di seguito denominate Regole di base per il funzionamento degli archivi organizzativi). Il documento è di natura metodologica (non vincolante).

Raccomandiamo al segretario di esaminare questi documenti piuttosto simili. Descrivono i principi di base dell'archiviazione dei documenti aziendali in un'azienda, i requisiti di archiviazione e forniscono molte forme di documenti che garantiscono il processo di archiviazione, guidato dalla nomenclatura degli affari dell'organizzazione.

Responsabilità per impropria conservazione dei documenti

In conformità con l'art. 13.25 del Codice della Federazione Russa sugli illeciti amministrativi, la violazione della procedura stabilita e dei termini per l'archiviazione dei documenti da parte di una società per azioni e di una società a responsabilità limitata (aggiuntiva) comporta l'imposizione di un'ammenda amministrativa ai funzionari per un importo di due millecinquecento a cinquemila rubli; per le persone giuridiche: da duecentomila a trecentomila rubli. La pratica di utilizzare questo articolo è piuttosto estesa, il che ha senso informare un manager che rifiuta di stanziare risorse per l'archiviazione dei documenti aziendali.

ANALISI DELLA COMPOSIZIONE DEI DOCUMENTI

Prima di tutto, devi capire la composizione dei documenti che questo momento sono nell'organizzazione. Tutti loro sono divisi in due gruppi:

Documenti già completati dalle pratiche burocratiche;

Documenti generati come risultato delle attività dell'organizzazione e che si trovano in una o nell'altra fase del loro ciclo di vita.

Il lavoro andrà in due direzioni contemporaneamente. I documenti del primo gruppo devono essere esaminati, ordinati per tipologia e determinata la composizione dei casi. Anche i documenti del secondo gruppo dovranno essere distribuiti tra i casi immediatamente dopo il completamento del lavoro d'ufficio.

È necessario agire in modo coerente, rivolgendosi a turno a ciascun dipartimento dell'organizzazione. Qui i dipendenti di questi dipartimenti dovrebbero venire in aiuto del segretario. Solo loro, persone che conoscono i loro processi lavorativi dall'interno, possono formulare correttamente i titoli dei casi e la composizione dei documenti in essi contenuti. L’elenco risultante degli affari per ciascuna unità strutturale costituirà la base per la nomenclatura degli affari dell’organizzazione.

TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Ogni documento ha la propria durata di conservazione, che non è determinata dall'organizzazione, l'autore del documento, ma dallo stato. Non è consentita la distruzione di un documento prima della scadenza del periodo di conservazione.

Oggi sono in vigore tre regolamenti che regolano, come si suol dire, in maniera massiccia i periodi di conservazione dei documenti. Elenchiamo queste normative:

• Elenco dei documenti di archivio di gestione standard generati nel processo di attività di agenzie e organismi governativi il governo locale e organizzazioni, indicanti i periodi di conservazione, approvati con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 25 agosto 2010 n. 558 (come modificata il 4 febbraio 2015);
• Elenco dei documenti d'archivio standard generati nelle attività scientifiche, tecniche e produttive delle organizzazioni, con l'indicazione dei periodi di conservazione, approvato dall'Ordine del Ministero della Cultura della Russia del 31 luglio 2007 n. 1182 (come modificato il 28 aprile 2011);
• Elenco dei documenti standard generati nelle attività di comitati statali, ministeri, dipartimenti e altre istituzioni, organizzazioni, imprese, che indicano i periodi di conservazione, approvato dall'Archivio principale dell'URSS il 15 agosto 1988 (come modificato il 31 luglio 2007).

Società per azioni Dovreste anche ispirarvi al Regolamento sulla procedura e sui periodi di conservazione dei documenti delle società per azioni, approvato con Risoluzione della Commissione Federale per il Mercato dei Valori Mobiliari della Russia del 16 luglio 2003 n. 03-33/ps.

Oltre agli elenchi standard di cui sopra, il periodo di conservazione di determinati documenti può essere specificato nelle normative di settore. Pertanto, dovresti prestare molta attenzione nel determinare le scadenze e assicurarti di cercare l'aiuto di manager e dipendenti dei dipartimenti a cui si riferiscono i documenti.

Nota

Il periodo di conservazione dei documenti è calcolato dal primo gennaio dell'anno successivo a quello in cui sono stati completati. Pertanto, se un documento è stato redatto a gennaio 2015 e ha una durata di 5 anni, questi 5 anni verranno conteggiati dal 01/01/2016. Risulta che questo documento potrà essere distrutto solo dopo il 31 dicembre 2020.

Nella fase di determinazione delle scadenze, di solito si scopre che quando si organizza un sistema di archiviazione dei documenti, ogni azione porta a un'altra. Se ci chiediamo da quanti anni è stato conservato un determinato documento, allora sorge immediatamente la necessità di scriverlo da qualche parte: è impossibile tenere in testa tutti questi numeri. Un elenco contenente tutti i documenti dell'organizzazione, incl. la durata della loro conservazione non è altro che una nomenclatura dei casi.

NOMENCLATURA DEI CASI

Il processo di archiviazione dei documenti organizzativi inizia con la nomenclatura dei file.

Il nostro dizionario

Nomenclatura dei casi - un elenco sistematico dei nomi dei casi aperti nel lavoro d'ufficio dell'organizzazione, indicando i loro periodi di conservazione, nella forma stabilita.

In altre parole, tutte le intestazioni dei casi ottenute a seguito dell'analisi dei documenti vengono raccolte in un unico elenco e per esse vengono stabiliti i periodi di conservazione.

La forma della nomenclatura dei fascicoli è riportata nell'appendice 7 al punto 3.4.6 delle Regole fondamentali per il funzionamento degli archivi delle organizzazioni.

Nota: il nome della sezione nella nomenclatura degli affari è il nome dell'unità strutturale.

Indice dei casiè composto da due parti. Il primo è il numero di serie dell'unità strutturale, il secondo è il numero di serie della custodia all'interno dell'unità strutturale.

Facciamo un esempio. Diciamo che in un'organizzazione il reparto pubblicità ha ricevuto il numero di serie 04. Di seguito è riportato un frammento dell'elenco dei casi.

Nota

Se l'organizzazione è così piccola che il ruolo dei dipartimenti al suo interno è svolto dai dipendenti, ognuno dei quali ha le proprie funzionalità, allora è meglio iniziare tutti gli indici dei casi con 01 ed escludere la riga "Nome della sezione" dalla nomenclatura.

Colonna "Numero di casi" viene riempito alla scadenza anno solare. Indica il numero di unità di archiviazione per ciascun caso accumulate presso l'azienda nel corso dell'anno.

La nomenclatura degli affari viene approvata e messa in vigore dal nuovo anno lavorativo dal capo dell'organizzazione. Ma non è necessario aspettare fino a gennaio per provare a creare documenti aziendali secondo la nomenclatura, perché la prima nomenclatura degli affari nella storia dell'organizzazione potrebbe apparire a metà anno.

I documenti vengono distribuiti tra i casi immediatamente dopo il completamento del lavoro d'ufficio. Non puoi conservarli per un anno intero e poi passare qualche settimana ad archiviarli. Non appena il documento viene eseguito e rimosso dal controllo, deve essere inserito nel file.

I colleghi devono abituarsi gradualmente al fatto che i documenti aziendali sono gestiti dalla segretaria. Se nel dipartimento compare un nuovo caso, questo deve essere segnalato alla segretaria, che aggiungerà il caso alla nomenclatura e, insieme a un dipendente competente, ne fisserà un periodo di conservazione. È così che si forma un sistema di lavoro d'ufficio centralizzato in una giovane organizzazione.

DOCUMENTI “SPECIALI”: HR E CONTABILITÀ

Documenti del personale. Se il segretario è inoltre coinvolto nella gestione dei documenti del personale in azienda, è necessario prestare particolare attenzione alla conservazione di questo livello di documentazione aziendale per i seguenti motivi:

I documenti del personale sono soggetti a controlli molto più spesso dei documenti gestionali;

La durata di molti documenti HR viene misurata in decenni;

I documenti delle risorse umane contengono dati personali dei dipendenti e pertanto richiedono non solo una contabilità scrupolosa, ma anche condizioni speciali archiviazione e accesso agli stessi.

I casi relativi al lavoro con il personale sono inclusi nella nomenclatura dei casi su base generale, ma devono essere conservati in un armadio che può essere chiuso con una chiave, preferibilmente di ferro; idealmente, in una stanza speciale che sia anch'essa chiusa a chiave con una chiave.

Documenti contabili. Poiché il capo contabile è personalmente responsabile della sicurezza dei suoi documenti, nelle prime fasi di sviluppo dell'organizzazione lo fa lui stesso. Forse la contabilità è l'unico dipartimento in cui puoi essere relativamente calmo riguardo all'ordine nella documentazione.

A poco a poco, l’archivio del contabile va oltre la cassaforte individuale e si pone la questione di includere i documenti contabili e fiscali nell’insieme generale dei documenti aziendali per l’archiviazione e la successiva distruzione. Nella nomenclatura sono inclusi anche i documenti contabili.

Per quanto riguarda il regime di conservazione, a differenza dei documenti personali, la normativa non contiene particolari indicazioni al riguardo. Tuttavia, se si chiede il parere dei commercialisti, quasi tutti diranno che è meglio tenere queste questioni in una stanza separata.

DOCUMENTI ELETTRONICI

Un altro tipo speciale di documenti organizzativi è elettronico. Il pericolo di non scoprirli è molto grande, perché mentre i documenti nelle cartelle sono in bella vista e non costa nulla tenerne conto, quelli elettronici “vivono” nei computer dei colleghi. Stiamo parlando di quei documenti ciclo vitale che viene effettuato elettronicamente. Un esempio da manuale sono i registri che la segretaria conserva in MS Excel. Quando arriva il momento di inviare il giornale per l'archiviazione, non è necessario stamparlo: si tratta di un documento elettronico e va conservato anche in formato elettronico.

Le unità devono fornire informazioni sui record elettronici quando richiesto dal Segretario.

Sfortunatamente, in Russia non esistono ancora istruzioni chiaramente formulate per l'archiviazione di documenti elettronici, e questo nonostante il fatto che in alcune aree di attività (ad esempio il marketing su Internet) il volume dei documenti elettronici di un'organizzazione tende al 100%. L'unica cosa che può essere utilizzata come guida è il progetto di Raccomandazioni per l'acquisizione, la registrazione e l'organizzazione dell'archiviazione di documenti di archivio elettronico negli archivi delle organizzazioni, sviluppato da VNIIDAD nel 2012.

I documenti informatici vengono inseriti nella nomenclatura delle cause insieme a quelli cartacei e vengono conservati per i periodi stabiliti dagli elenchi.

DISTRUZIONE DI DOCUMENTI - PROCESSO CENTRALIZZATO!

Nei primi mesi di funzionamento del sistema di archiviazione dei documenti, la segretaria non avrà il tempo di distruggerlo e, se l'organizzazione è giovane, bisognerà attendere diversi anni prima che ciò accada. Se vengono rinvenuti documenti il ​​cui periodo di conservazione è scaduto, il processo di distruzione è organizzato in conformità con le Regole fondamentali per il funzionamento degli archivi organizzativi.

La cosa principale da ricordare è che la distruzione dei documenti è un processo centralizzato che coinvolge molti dipendenti dell'azienda, compreso il suo manager. Strappare un documento e gettarlo nella spazzatura non è distruzione. Non puoi farlo.

Non importa se in futuro nell'organizzazione apparirà un "archivio" dell'unità strutturale o se un dipendente dell'ufficio appositamente autorizzato sarà responsabile dell'archiviazione dei documenti, tuttavia, è necessario archiviare i documenti, e questa responsabilità, come come abbiamo scoperto all'inizio dell'articolo, è sancito a livello legislativo.

RIEPILOGO

1. La conservazione dei documenti è responsabilità dell'organizzazione, sancita dalla legge.
2. L'organizzazione del sistema di archiviazione documentale di un'azienda inizia con l'analisi della composizione dei documenti.
3. L’elenco degli affari dell’organizzazione, per i quali i periodi di conservazione sono determinati secondo elenchi speciali, costruiti secondo un modulo speciale, costituisce la nomenclatura degli affari dell’organizzazione.
4. Particolare attenzione è riservata ai sistemi di documentazione del personale e contabile, nonché ai documenti elettronici.
5. La distruzione dei documenti è un processo organizzato e centralizzato che richiede un approccio sistematico. Non puoi semplicemente sbarazzarti del documento.

Legge federale del 22 ottobre 2004 N 125-FZ "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa" le organizzazioni sono obbligate a garantire la sicurezza dei documenti d'archivio, compresi i documenti sul personale, durante i periodi di conservazione stabiliti dalle leggi federali e da altri atti normativi di legge la Federazione Russa, nonché gli elenchi dei documenti previsti nella Parte 3 dell'Articolo 6 e nelle Parti 1 e 1.1 dell'Articolo 23 della presente Legge federale.

Gli elenchi di documenti specificati includono:

1) elenchi di documenti d'archivio standard che indicano i loro periodi di conservazione e istruzioni per l'uso di tali elenchi, approvati dall'organo esecutivo federale autorizzato nel campo degli affari archivistici e del lavoro d'ufficio (attualmente - Rosarkhiv, in precedenza - Ministero della Cultura della Russia) :

- Elenco dei documenti di archivio di gestione standard generati nel processo di attività di enti statali, governi locali e organizzazioni, con l'indicazione dei loro periodi di conservazione, approvato. Con ordinanza dell'Archivio russo del 20 dicembre 2019 N 236 (fino al 18 febbraio 2020 - Elenco approvato con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 25 agosto 2010 N 558);

- Elenco dei documenti d'archivio standard generati nelle attività scientifiche, tecniche e produttive delle organizzazioni, con l'indicazione dei periodi di conservazione, approvato. Con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 31 luglio 2007 N 1182.

Vedi anche le Istruzioni per l'uso dell'Elenco dei documenti di archivio di gestione standard generati nel processo di attività degli enti statali, dei governi locali e delle organizzazioni, indicando i loro periodi di conservazione, approvati. Con ordinanza di Rosarkhiv del 20 dicembre 2019 N 237.

Inoltre, per determinare i periodi di conservazione dei documenti gestionali degli anni '80 - prima metà degli anni '90 del XX secolo, nonché della documentazione specifica (di settore), viene utilizzato l'Elenco dei documenti standard approvati. Capo dell'Archivio dell'URSS 15/08/1988.

2) elenchi di documenti generati nel corso delle loro attività, nonché nelle attività di organizzazioni a loro subordinate, approvati dagli organi del governo federale e da altri organi governativi della Federazione Russa, indicando i periodi di conservazione. Questi elenchi di documenti sono approvati in accordo con Rosarkhiv;

3) un elenco dei documenti generati nel corso delle attività degli istituti di credito, con l'indicazione dei periodi di conservazione e le istruzioni per il loro utilizzo, approvato dall'organo esecutivo federale autorizzato nel campo degli affari archivistici e del lavoro d'ufficio insieme alla Banca di Russia.

Per le società per azioni, i periodi di conservazione dei documenti sono determinati dal Regolamento sulla procedura e sui periodi di conservazione dei documenti delle società per azioni, approvato. Risoluzione della Commissione Federale per il Mercato dei Valori Mobiliari della Russia del 16 luglio 2003 N 03-33/ps.

IN informazioni di riferimento Sono indicati i periodi di conservazione dei documenti più comuni degli enti, stabiliti dall'Elenco dei documenti archivistici standard di gestione, approvato. Con ordinanza dell'Archivio federale del 20 dicembre 2019 N 236, nonché i periodi di conservazione dei documenti non inclusi negli elenchi di cui sopra e stabiliti dalle leggi federali e da altri atti normativi della Federazione Russa.