Что такое архивное хранение документов. Архивное хранение документов. Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Архивация документов является составной частью единого технологического процесса производственной деятельности предприятий любого вида. Выгодным и наиболее удобным решением данного вопроса является Архивное хранение документов на аутсорсинге. ГК «ТЭЛОС АРХИВ» предоставляет максимально надёжную, удобную комплексную систему внеофисного хранения, соответствующую действующим госстандартам.

Преимущества архивного хранения документов (архивации) в ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Ответственное хранение документов в архиве ГК «ТЭЛОС АРХИВ» производится в соответствии с Законодательством РФ, учитывая все пожелания клиентов и более чем 20-ти летний опыт работы в архивной отрасли. Преимущества сдачи документов в архив нашей организации заключаются в следующем:

• Сотрудники постоянно проходят переобучение со сдачей квалификационного экзамена.
• Хранение архивов выполняется с учетом обязательных требований климатических условий в помещении, обеспечиваются необходимые параметры влажности и температурный режим.
• Автоматизированный алгоритм размещения документов на полках, позволяет найти материалы и доставить их владельцу в срок до 4 часов.
• Нашим клиентам не нужно беспокоиться об аренде помещений под архив и найме персонала.

Специализация работы ГК «ТЭЛОС АРХИВ» не ограничивается учётом и внеофисным хранением документов.

Для удобства наших клиентов мы также предлагаем следующие архивные услуги:

1. Сканирование бумажных носителей любых форматов, ветхих бумаг, индексацию, введение данных.
2. Интеграцию ПО с актуальными системами, облачные решения, разрабатываем ПО.
3. Услуги архивиста: заполнение описей, формирование дел.
4. Выделение и комплектацию носителей информации к уничтожению с составлением акта согласно нормативным правилам.
5. Качественные переплётные и реставрационные работы.

Услуги архивного хранения в ГК «ТЭЛОС АРХИВ» предоставляют высококвалифицированные специалисты компании. Этапы работы:

1. Заключение договора;
2. Формирование дел или коробов для передачи на архивное хранение;
3. Упаковка дел в архивные короба и маркировка штрих-кодом и RFID метками;
4. Доставка документов в архивохранилище;
5. Выгрузка документов в архивохранилище;
6. Обработка документов, внесение в базу данных;
7. Размещение на стеллажах;
8. Работа с хранящимися документами по запросу.

Собственная служба доставки обеспечит получение документов в течении 4-х часов после запроса. По желанию заказчика мы обеспечим доступ авторизованных лиц к необходимой документации через личный кабинет на сайте ГК «ТЭЛОС АРХИВ».

Сдача документов в архив

Сдача документов в архив проводится с соблюдением утверждённых нормативных стандартов. Процедура архивации документов может быть выполнена как силами самой организации, так и с помощью высококлассных специалистов нашей компании.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» гарантирует быстрое и качественное проведение архивных работ с выездом на объект. Наши специалисты обладают необходимыми знаниями и многолетним опытом по подготовке подлинников или копий документов для сдачи в архив.

Учёт и хранение документов

Выбор в пользу ГК «ТЭЛОС АРХИВ» является правильным не только с точки зрения надёжности, но и с точки зрения экономии. Хранение архивов производится в специальных коробах разных форматов с прикреплённым идентификационным номером, обеспечивающим оперативный поиск запрашиваемых документов в самые короткие сроки. Цена хранения короба на аутсорсинге всегда ниже. При хранении архивов своими силами появляются расходы на помещение, персонал, противопожарную систему, также необходимо выполнять действующие требования законодательства РФ в области хранения документации. Это приводит к ежемесячному росту расходов организации на содержание собственного архивохранилища.

Архивохранилища класса А++ ГК «ТЭЛОС АРХИВ» расположены в Москве и других крупных промышленных городах России, поэтому можно быстро осуществить доставку документации клиенту или поработать с документами в специально-оборудованной аудит-комнате на территории архивохранилища.

Помещения для хранения архива ГК «ТЭЛОС АРХИВ» оснащены в соответствии с требованиями к данному виду хранилищ:

• Установлена газовая система пожаротушения.
• Поддерживается необходимый для сохранности документов температурно-влажностный режим.
• Защиту обеспечивает круглосуточная охрана, установлены видеокамеры и система наблюдения.
• На территорию архива могут проходить только авторизированные сотрудники.

Что получают клиенты ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Доверив ответственное хранение Ваших документов ГК «ТЭЛОС АРХИВ», Вы получаете:

• Экономию денежных средств — внеофисное хранение документов избавляет Вас от необходимости оплачивать аренду помещения, инженерные системы, коммунальные платежи и другие обязательные статьи расходов на содержание собственного хранилища;
• Безопасность — Ваши документы находятся в специализированно оборудованных хранилищах Класса А++, доступ к ним возможен только авторизированным лицам, документы не могут пропасть, а благодаря специальным условиям в хранилище, срок эксплуатации бумажных носителей информации продлен на много лет;
• Быстрый доступ к информации – благодаря специальным возможностям личного кабинета на сайте или срочной доставки документации, Вы получаете быстрый доступ к необходимым документам;
• Увеличение КПД сотрудников – благодаря аутсорсингу хранения архива, Вы освобождаете своих сотрудников от непрофильных функций в компании. Подготовкой документов в архив, учетом и их хранением занимаются квалифицированные сотрудники ГК «ТЭЛОС АРХИВ»
• Контроль всех манипуляциях с документами – Вы получаете протоколирование всех действий с документами в архиве;
• Освобождение дополнительного пространства после сдачи документов в архив для профильного функционирования компании — в Вашем офисе находится минимум документов, что позволяет более выгодно использовать освобожденные квадратные метры помещений.

Хранение документов в роботизированных архивных хранилищах класса А++ оборудованных системами пожарной сигнализации и системами газового пожаротушения, системами, обеспечивающими поддержание нормативного температурно-влажностного режима.

Наши эксперты входят в состав российских и международных комиссий и экспертных групп по архивному делу: ARMA International, центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве, общественный совет при Росархиве, ученый совет ВНИИДАД, рабочая группа при Росархиве по разработке концепции развития архивной отрасли до 2020 года.

Опыт работы на российском рынке архивных услуг с 1997 года: проведены работы по перемещению фондов Московского городского архива, центрального архива СПБ, проекты в министерствах природных ресурсов, экономики, обороны, финансов; проект по автоматизации работы с документами ФНС, проекты с дочерними структурами «Газпром», «РЖД», «ФСК».

Наличие собственного автопарка для возможности вывоза / доставки ежедневно более 10 000 архивных коробов. Все машины оборудованы GPS навигацией.

НАШИ КЛИЕНТЫ

Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ» Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда. Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК "ТЭЛОС АРХИВ" нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики. Е.П. Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ» Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса. За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше. Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!

Ведение бухгалтерской, кадровой и правоустанавливающей документации – неотъемлемая часть повседневной работы отдела делопроизводства любой современной организации. Хранение бумаг – важный компонент этой работы. Срок хранения документов определяется не только их важностью, но и типовыми перечнями, в которых даются рекомендации по срокам. Соблюдение организацией всех требований и правил позволит избежать проблем с контролирующими органами.

Из статьи вы узнаете:

Хранение документов в архиве

Учредительные документы – это первые деловые бумаги, которые получает компания. Значение устава и свидетельства о регистрации для организации также важно, как наличие паспорта и свидетельства о рождении для человека. Они могут понадобиться в самых разных ситуациях. Конечно, утрата этих деловых бумаг не является большой проблемой, их можно легко восстановить, но для этого, правда, придется уплатить государственную пошлину. Однако лучше этого не делать, а просто соблюдать условия и сроки их хранения.

Хранение правоустанавливающих документов

Статья 52 Гражданского кодекса РФ регламентирует порядок регистрации любого юридического лица. Оно создается на основании соответствующих учредительных документов. Организационно-правовая форма создаваемого предприятия определяет их состав и количество. Как правило, это Устав и свидетельство о регистрации. Естественно, что любое предприятие является налогоплательщиком, поэтому у него должно быть также свидетельство о постановке на учет в соответствующем налоговом органе. Обычно это ИНН/КПП. Если создаваемое общество является хозяйственным субъектом, то у него должен быть учредительный договор. Акционерные общества должны иметь реестр ценных бумаг и их владельцев.

Традиционно правоустанавливающими документами предприятия всегда считались документы на бумажных носителях. Эти деловые бумаги играют большую роль в работе организации и имеют важное юридическое значение. В последнее время ситуация изменилась. В Российской Федерации все большее распространение приобретает электронный документооборот, и электронная документация начинает использоваться наравне с бумажной, а в некоторых случаях даже приобретает преимущественное значение.

Приведем пример. Для осуществления различных действий и получения госуслуг компании теперь имеют право не предоставлять сотрудникам государственных органов правоустанавливающие документы на бумажных носителях. Это нововведение обусловлено тем фактом, что единый реестр государственной регистрации юридических лиц (ЕГРЮЛ) содержит все необходимые сведения. Любой сотрудник государственной организации, налоговый инспектор или нотариус, обладающий доступом к ЕГРЮЛ, может в любой момент получить все требуемую информацию по конкретному юридическому лицу. Более того, бумажный Устав теперь не является необходимым элементом делопроизводства обществ с ограниченной ответственностью. Теперь в своей работе они могут использовать электронный Устав типовой формы.

Читайте также:

Архивное хранение документов

Архивное хранение правоустанавливающих, как и любых иных, документов должно осуществляться в специально отведенном для этого месте. Традиционно, это специальная папка, хранящаяся в сейфе. Обязанности по хранению документации, в качестве первых лиц организации, несут либо генеральный директор, либо главный бухгалтер. В случае наличия в компании юридического отдела эту функцию можно доверить его сотрудникам. Однако следует иметь в виду, что за порчу или утрату документов ответственность в любом случае несет руководитель предприятия.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к условиям и срокам хранения.

Все остальные предприятия, имеющие иную организационно-правовую форму, при хранении и определении условий содержания деловых бумаг, руководствуются общим правилами, не регламентированными специальными постановлениями или актами.

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Любое предприятие не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы, обязано вести налоговый и бухгалтерский учет. Существует ряд организаций, которые по закону не обязаны соблюдать требования ФЗ «О бухгалтерском учете». Но и они также должны вести учетные ведомости, регистрирующие их финансовую деятельность. Все финансовые и налоговые деловые бумаги должны содержаться и храниться по строго определенным правилам и нормативам.

Вся бухгалтерская документация может быть условно разделена на две большие группы:

Первичная документация.

Учетная документация.

Значительно большую ценность имеет первичная документация. Это связано с тем, что львиную долю такой документации составляют бумаги, поступающие на предприятие со стороны, от деловых партнеров и контрагентов. Все совершаемые бухгалтерские операции, а также формирование базы налогообложения, осуществляются исключительно на основе первичной документации. Она имеет определенные формат и вид. Что относится к первичной документации? Прежде всего, это акты, договоры, счета-фактуры, накладные, а также ряд других документов. Все юридически значимые действия удостоверяются именно этими деловыми бумагами. В этой связи они имеют ряд специальных требований, касающихся содержательной части и условий, в которых они должны храниться.

В настоящее время уже далеко не редкостью стали первичные деловые бумаги, созданные и функционирующие в электронном формате. Для документации подобного рода также разработаны определенные стандарты, определяющие их форму и вид, в частности, наличие квалифицированной электронной подписи. Что же касается сроков хранения электронных документов, то они абсолютно идентичны их бумажным аналогам.

Сроки хранения архивных документов в организации

Устав любого предприятия или организации не зависимо от их юридически-правового статуса должен содержать пункт, регламентирующий в каких условиях и в течение какого периода времени должны храниться бухгалтерские деловые бумаги. Наличие данного пункта поможет избежать дополнительных вопросов от представителей проверяющих органов. В дополнение к этому рекомендуется издать локальный нормативный акт, определяющий, как надлежит хранить документацию фирмы и кто конкретно будет нести за это ответственность.

Всю первичная бухгалтерская документация должна храниться в соответствии с требованиями современного российского законодательства, но не менее 5 лет.

Хранение документов по кадрам

В подавляющем большинстве случаев, документация, относящаяся к кадровой работе, является документацией строгой отчетности. Особые условия хранения данных деловых бумаг вызваны тем фактом, что в них содержаться персональные данные сотрудников. Повышенная ответственность за целостность и сохранность как самих носителей, так информации, в них содержащейся, лежит на специально уполномоченном сотруднике – инспекторе по кадрам. Отсутствие подобной должности в штатном расписании организации предполагает, что данную ответственность будет нести либо сам руководитель предприятия, либо главный бухгалтер.

Все приказы, по работе с кадрами, учетные карточки работников, трудовые книжки и заявления сотрудников находятся в введении инспектора по кадрам. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» регламентирует порядок формирования первичной документации по кадровой работе и оплате труда. Из положений этого закона следует, что вся первичная учетная документация может быть принята к учету, только в том случае, если ее формирование осуществлялось на основе альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

Подготовка документов к архивному хранению

Хранение бухгалтерской документации регламентируется письмом Минфина СССР от 29.07.1983 за №105. Согласно этому письму она должна храниться в архиве , под которым понимается отдельное помещение со специальными шкафами и сейфами. Правила Росархива от 06.02.2002 содержат типовые рекомендации к обустройству данных помещений. Рекомендации являются желательными, но не обязательными. Наказания за их несоблюдение не предусмотрено.

Несколько другие требования предъявляются к тому, как следует хранить документацию строгой отчетности. Она должна содержаться в сейфах или специальных помещениях, оборудованных с соблюдением повышенных мер безопасности. Такие же требования предъявляются к деловым бумагам, помеченных грифом «коммерческая тайна».

Вся прочая деловая документация может храниться на стеллажах и в специальных шкафах. Они могут быть расположены непосредственно в кабинете руководителя организации или главного бухгалтера. Обратите внимание, что с целью обеспечения удобства доступа выписки из банка, авансовые отчеты, акты, кассовые ордера и другие финансовые бумаги рекомендуется содержать в переплетенном виде и располагать в хронологическом порядке.

В случае нехватки места, а также после прохождения проверки ФНС, ряд деловых бумаг подлежит передаче в архив муниципального образования. Передача осуществляется по описи, в пронумерованном и прошитом виде. Ряд бумаг по истечении срока хранения подлежит уничтожению. Специальная комиссия осуществляет проверку данной документации и фиксирует факт ее уничтожения.

Соблюдение установленных правил, порядка и сроков гарантирует предпринимателю защиту от неприятностей, вызванных разногласием с проверяющими органами, а также позволяет ему создать необходимую законодательную базу, которая может потребоваться при отстаивании законных прав и интересов в судебных органах.

хранение архивных документов - Обеспечение рационального размещения и сохранности документов. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины обеспечение сохранности документов …

хранение - 3.17 хранение: Операция, проводимая на предприятии, в технологическом процессе, заключающаяся в определении приведенного объема или массы нефти и нефтепродуктов для последующих учетных операций. Источник …

хранение архивных документов - 3.10 хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов (ГОСТ Р 51141). Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ - согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – обеспечение рационального размещения и сохранности документов … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

109 ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами Источник: ГОСТ Р 51141 … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

выборочный прием документов на постоянное хранение - 97 выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

государственное хранение архивных документов - 108 государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

депозитарное хранение документов - 110 депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

постоянное хранение документов - 111 постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ведомственное хранение архивных документов - Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело… … Справочник технического переводчика

Книги

• Последний поэт. Анна Ахматова в 1960-е годы. В 2-х томах , Тименчик Роман. Двухтомник выходит в серии "Вид с горы Скопус", которая представляет работы израильских ученых, связанных с Еврейским университетом в Иерусалиме, написанные на разных языках и охватывающие…
• Последний поэт. Анна Ахматова в 1960-е (количество томов: 2) , Тименчик Роман Давидович. Книга авторитетного исследователя биографии и творчества Анны Ахматовой стала серьезным вкладом в изучение ахматовского наследия и в историю русской литературыХХ века в целом. Поэтические…

Даже если об архиве как о структурном подразделении директор и слышать не желает, то это не означает, что в компании его нет. Архив есть, но пока имеет форму рассеянного по шкафам и кабинетам склада макулатуры с полным отсутствием какого-либо единого порядка и системы. В этой статье мы расскажем о том, как организовать хранение документов в организации, в которой архива как такового еще нет, а документы, которым необходимо обеспечить должные условия сохранности, уже есть, и более того, появляются каждый день. Ведь, согласитесь, гораздо легче начать формировать архив, когда организация невелика и бумаг, сохранность которых предстоит обеспечить, не так много. Если взяться за эту работу через пару лет, когда объемы документооборота начнут исчисляться десятками тысяч единиц, сформировать архив будет намного сложнее.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕНАДЛЕЖАЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Процесс хранения документов организации регламентирован на федеральном уровне.

Существует два главных документа по работе архива в компании:

1. Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263. Документ носит нормативный (обязательный) характер.
2. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила работы архивов организаций). Документ носит методический (необязательный) характер.

Рекомендуем секретарю изучить эти довольно похожие документы. В них описаны основные принципы хранения деловых бумаг в компании, требования к хранению, приведено множество форм документов, обеспечивающих процесс хранения, во главе с номенклатурой дел организации.

Ответственность за ненадлежащее хранение документов

В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение установленных порядка и сроков хранения документов акционерным обществом и обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей. Практика использования этой статьи довольно обширна, о чем имеет смысл сообщить руководителю, который отказывается выделять ресурсы на хранение документов компании.

АНАЛИЗ СОСТАВА ДОКУМЕНТОВ

В первую очередь нужно разобраться с составом документов, которые в данный момент находятся в организации. Все они делятся на две группы:

Документы, которые уже завершены делопроизводством;

Документы, которые образуются в результате деятельности организации и находятся на том или ином этапе своего жизненного цикла.

Работа будет идти сразу в двух направлениях. Документы из первой группы нужно просмотреть, разобрать по видам и определить состав дел. Документы второй группы сразу по завершении делопроизводством тоже нужно будет распределить по делам.

Действовать нужно последовательно, по очереди обращаясь к каждому отделу организации. Здесь на помощь секретарю должны прийти работники этих отделов. Только они - люди, знающие свои рабочие процессы изнутри, - могут корректно сформулировать заголовки дел и состав документов в них. Получившийся в результате этой работы перечень дел каждого структурного подразделения ляжет в основу номенклатуры дел организации.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый документ имеет свой срок хранения, который определяет не организация - автор документа, а государство. Уничтожение документа раньше того, как истечет срок его хранения, не допускается.

На сегодняшний день действуют три нормативных акта, регламентирующих сроки хранения документов, что называется, в массовом порядке. Перечислим эти нормативные акты:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015);
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011);
• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007).

Акционерным обществам следует руководствоваться также Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Кроме вышеуказанных типовых перечней, срок хранения тех или иных документов может быть указан в отраслевых нормативных актах. Поэтому следует быть очень внимательным при определении сроков и обязательно прибегать к помощи руководителей и работников тех подразделений, к которым относятся документы.

Обратите внимание

Срок хранения документов исчисляется с первого января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Так, если документ был исполнен в январе 2015 г. и имеет срок хранения 5 лет, то эти 5 лет будут отсчитываться с 01.01.2016. Получается, что уничтожить этот документ можно только после 31.12.2020.

На этапе определения сроков обычно обнаруживается, что при организации системы хранения документов каждое действие тянет за собой другое. Если мы задаемся вопросом, сколько лет хранится тот или иной документ, то сразу же возникает необходимость где-то это записать - нельзя же держать все эти цифры в голове. Перечень, в котором указаны все документы организации, в т.ч. продолжительность их хранения, не что иное, как номенклатура дел.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Процесс хранения документов организации начинается с номенклатуры дел.

Наш словарик

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме .

Другими словами, все полученные в результате анализа документов заголовки дел сводятся в единый список, и для них устанавливаются сроки хранения.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении 7 к п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций.

Обратите внимание: название раздела в номенклатуре дел - наименование структурного подразделения.

Индекс дела состоит из двух частей. Первая - порядковый номер структурного подразделения, вторая - порядковый номер дела внутри структурного подразделения.

Приведем пример. Допустим, в организации отдел рекламы получил порядковый номер 04. Фрагмент номенклатуры дел приведен ниже.

Обратите внимание

Если организация настолько невелика, что роль отделов в ней исполняют работники, каждый из которых имеет собственный функционал, то все индексы дел лучше начинать с 01 и исключить из номенклатуры строку «Название раздела».

Графа «Количество дел» заполняется по истечении календарного года. В ней указывается количество единиц хранения каждого дела, которое скопилось на предприятии за год.

Номенклатуру дел утверждает и вводит в действие с нового рабочего года руководитель организации. Но не нужно ждать января, чтобы попробовать формировать документы компании по номенклатуре, потому что первая в истории организации номенклатура дел может появиться и в середине года.

Документы распределяются по делам сразу после того, как закончены делопроизводством. Нельзя копить их целый год, а потом посвятить несколько недель подшиванию в папки. Как только документ исполнен и снят с контроля, его нужно поместить в дело.

Коллег нужно постепенно приучать к тому, что документами компании заведует секретарь. Если в подразделении появляется новое дело, то об этом надо сообщить секретарю, который внесет дело в номенклатуру и совместно с компетентным работником установит для него срок хранения. Так в молодой организации формируется система централизованного делопроизводства.

«СПЕЦИАЛЬНЫЕ» ДОКУМЕНТЫ: КАДРЫ И БУХГАЛТЕРИЯ

Кадровые документы. Если секретарь дополнительно занимается в компании и кадровым делопроизводством, то хранению этого пласта корпоративной документации следует уделять особое внимание по следующим причинам:

Кадровые документы подвергаются проверкам гораздо чаще, чем управленческие;

Срок хранения многих документов кадрового делопроизводства измеряется десятилетиями;

Документы по кадрам содержат персональные данные работников, и поэтому требуют не только скрупулезного учета, но и особых условий хранения и допуска к ним.

Дела по работе с персоналом входят в номенклатуру дел на общих основаниях, а вот держать их нужно в шкафу, закрывающемся на ключ, лучше всего железном, идеальный вариант - в особом помещении, которое тоже закрывается на ключ.

Бухгалтерские документы. Поскольку главный бухгалтер несет личную ответственность за сохранность своих документов, то на ранних этапах развития организации он занимается этим сам. Пожалуй, бухгалтерия - единственный отдел, за порядок в документации которого можно быть относительно спокойным.

Постепенно архив бухгалтера выходит за пределы индивидуального сейфа, и возникает вопрос о включении бумаг бухгалтерской и налоговой отчетности в общий массив документов компании для хранения и последующего уничтожения. Документы бухгалтерии тоже включаются в номенклатуру.

Что касается режима хранения, то, в отличие от кадровых документов, особых указаний на этот счет законодательство не содержит. Впрочем, если спросить мнение бухгалтеров, то практически каждый из них скажет, что эти дела тоже лучше держать в отдельном помещении.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Еще один особенный вид документов организации - электронные. Опасность не узнать о них довольно велика, ведь если бумаги в папках стоят на виду и учесть их ничего не стоит, то электронные «живут» в компьютерах коллег. Речь идет о тех документах, жизненный цикл которых совершается в электронном виде. Хрестоматийный пример - журналы регистрации, которые секретарь ведет в MS Excel. Когда придет пора отправлять журнал на хранение, не нужно его распечатывать: это электронный документ, и храниться он должен тоже в электронном виде.

Подразделения должны предоставить информацию об электронных документах по запросу секретаря.

К сожалению, в России до сих пор нет внятно сформулированных инструкций по хранению электронных документов, и это несмотря на то, что в некоторых областях деятельности (например, интернет-маркетинге) объем электронных документов организации стремится к 100 %. Единственное, чем можно руководствоваться, - проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, разработанный ВНИИДАД еще в 2012 г.

Электронные документы вносятся в номенклатуру дел наряду с бумажными и хранятся в течение установленных перечнями сроков.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ ПРОЦЕСС!

В первые месяцы работы системы хранения документов секретарю будет не до уничтожения, а если организация молодая, то до этого и вовсе нужно подождать несколько лет. Если все же обнаружатся документы, срок хранения которых истек, то процесс уничтожения организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

Главное, что следует помнить: уничтожение документов - централизованный процесс, в котором задействованы многие работники компании, включая ее руководителя. Порвать документ и выбросить его в мусорную корзину - это не уничтожение. Так делать нельзя.

Неважно, появится ли в будущем в организации структурное подразделение «архив» или хранением документов будет заниматься специально уполномоченный сотрудник канцелярии, однако хранить документы нужно, и эта обязанность, как мы выяснили в начале статьи, закреплена на законодательном уровне.

РЕЗЮМЕ

1. Хранение документов - обязанность организации, закрепленная на законодательном уровне.
2. Организация системы хранения документов компании начинается с анализа состава документов.
3. Список дел организации, для которых определены сроки хранения в соответствии со специальными перечнями, выстроенный по специальной форме, образует номенклатуру дел организации.
4. Системам кадровой и бухгалтерской документации, а также электронным документам уделяется особое внимание.
5. Уничтожение документов - организованный, централизованный процесс, требующий системного подхода. Просто избавиться от документа нельзя.

Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года - Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.

Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988.

2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;

3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.